USt-IdNr. prüfen

Am Ende ist die USt-IdNr. Ihres Firmenkunden geprüft und das Ergebnis mit Datum bei ihm gespeichert. Erst dann können Sie ihm ein Auto ohne deutsche Steuer in ein anderes EU-Land verkaufen.

Was ist eine USt-IdNr.?

Die USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) ist die Steuernummer einer Firma für Geschäfte innerhalb der EU. Sie beginnt immer mit dem Ländercode, zum Beispiel:

• NL123456789B01 – Niederlande
• FR12345678901 – Frankreich
• PL1234567890 – Polen
• EL123456789 – Griechenland (Griechenland heißt hier „EL“, nicht „GR“)

Privatpersonen haben keine USt-IdNr. Mehr im Wörterbuch.

Wann brauchen Sie das?

Sie brauchen die Prüfung, wenn Sie ein Auto an eine Firma in einem anderen EU-Land verkaufen, ohne deutsche Umsatzsteuer. Das heißt innergemeinschaftliche Lieferung (Wörterbuch).

Audaba stellt den Kaufvertrag für so einen Verkauf erst aus, wenn die Nummer als Gültig geprüft ist. Sonst steht im Verkauf unter „Für den Kaufvertrag fehlt noch:“ der Punkt „Geprüfte USt-IdNr. des Käufers“.

Schritt für Schritt

Mit dem EU-Prüfdienst prüfen (der schnelle Weg)

1. Öffnen Sie den Kunden (Menü Kunden). Die Art muss Firma sein.
2. Tragen Sie in der Karte Angaben die USt-IdNr. (bei Firmen) ein, mit Ländercode. Leerzeichen sind egal.
3. Tippen Sie auf Speichern.
4. Rechts in der Karte USt-IdNr. tippen Sie auf Beim EU-Prüfdienst prüfen.
5. Audaba fragt bei der EU nach. Nach wenigen Sekunden steht oben das Ergebnis.

Bei einer schon geprüften Nummer heißt der Knopf Erneut prüfen.

Selbst geprüft? Ergebnis festhalten

Haben Sie die Nummer anders geprüft, zum Beispiel per Brief vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)? Dann halten Sie das so fest:

1. In der Karte USt-IdNr. auf Selbst geprüft? Ergebnis festhalten tippen.
2. Ergebnis: gültig oder ungültig.
3. Geprüft am: das Datum der Prüfung (vorbelegt mit „heute“).
4. Wo und wie geprüft: zum Beispiel „BZSt, Bestätigung Nr. 12345“.
5. Tippen Sie auf Festhalten.

Gut zu wissen

Was die Abzeichen bedeuten

Was „älter als drei Monate“ bedeutet

Eine Firma kann ihre USt-IdNr. verlieren, zum Beispiel wenn sie schließt. Eine alte Prüfung sagt also nichts über heute.

Der Hinweis ist nur eine Erinnerung. Den Vertrag können Sie trotzdem ausstellen. Am sichersten prüfen Sie vor jedem Verkauf neu.

Der Verlauf ist Ihr Beleg

Unter der Karte steht jede Prüfung mit Datum und Uhrzeit, Weg (EU-Prüfdienst oder selbst geprüft) und der Antwort. Bei der EU-Prüfung steht auch der Firmenname dabei, den die EU kennt. Vergleichen Sie ihn mit Ihrem Kunden.

Stehen Ihre eigene USt-IdNr. in den Firmendaten, gibt die EU zusätzlich eine Anfragekennung zurück. Das ist eine Nummer, mit der Sie die Prüfung später gegenüber dem Finanzamt belegen können.

Neue Nummer = neu prüfen

Ändern Sie die USt-IdNr. eines Kunden, setzt Audaba den Stand zurück auf Noch nicht geprüft. Die alten Prüfungen bleiben im Verlauf stehen.

Vorschlag im Verkauf

Hat eine Firma eine USt-IdNr. aus einem anderen EU-Land, schlägt Audaba im Verkauf die innergemeinschaftliche Lieferung vor. Das gilt nicht für Autos mit Differenzbesteuerung (Steuer nur auf den Gewinn). Die lassen sich nicht steuerfrei ins EU-Ausland liefern. Siehe Verkauf ins Ausland.

Achtung: typische Fehler

• Der Knopf „Beim EU-Prüfdienst prüfen“ fehlt. Mögliche Gründe:
• Die Nummer beginnt nicht mit einem EU-Ländercode. Beispiel: „123456789B01“ statt „NL123456789B01“. Ergänzen Sie den Ländercode und speichern Sie.
• Die Firma ist nicht in der EU, zum Beispiel in der Schweiz („CHE…“) oder Großbritannien („GB…“). Dort gibt es keine EU-Prüfung.
• Ihr Betrieb hat die Schnittstelle „USt-IdNr.-Prüfung“ nicht gebucht. Dann bleibt nur Selbst geprüft? Ergebnis festhalten.
• Ihnen fehlt das Recht „Kontakte ändern“. Fragen Sie Ihren Administrator.
• Die Karte USt-IdNr. fehlt ganz. Bei einer Privatperson ohne Nummer zeigt Audaba die Karte nicht. Stellen Sie die Art auf Firma.
• Prüfung nicht möglich ist kein „ungültig“. Antwortet der EU-Dienst nicht, bleibt der bisherige Stand. Versuchen Sie es später noch einmal.
• Nummer geändert, aber nicht gespeichert. Geprüft wird immer die gespeicherte Nummer. Erst Speichern, dann prüfen.

Meldungen

„Die USt-IdNr. ist gültig“

Die EU hat die Nummer bestätigt. Dahinter steht der Firmenname, den die EU kennt. Passt er zu Ihrem Kunden, ist alles in Ordnung.

„Der EU-Prüfdienst meldet: Diese USt-IdNr. ist nicht gültig.“

Die Nummer gilt nicht. Prüfen Sie zuerst auf Tippfehler. Stimmt die Nummer, fragen Sie den Kunden. Mit einer ungültigen Nummer ist kein Verkauf ohne deutsche Steuer möglich.

„Prüfung nicht möglich: …“

Die EU konnte gerade keine Antwort geben. Hinter dem Doppelpunkt steht der Grund (siehe unten). Ihr bisheriger Stand bleibt unverändert.

„Die Nummer hat ein ungültiges Format.“

Die Nummer hat zu viele oder zu wenige Stellen für dieses Land. Prüfen Sie sie auf Tippfehler.

„Der Dienst des betreffenden Landes antwortet gerade nicht. Bitte später noch einmal versuchen.“

Die EU fragt beim Steueramt des jeweiligen Landes nach. Dieses Amt ist gerade nicht erreichbar. Versuchen Sie es in einer Stunde noch einmal.

„Der EU-Prüfdienst ist gerade nicht erreichbar. Bitte später noch einmal versuchen.“

Der Dienst der EU antwortet nicht. Versuchen Sie es später noch einmal. Eilt es, prüfen Sie beim BZSt und halten Sie das Ergebnis selbst fest.

„Der EU-Prüfdienst hat zu lange gebraucht. Bitte später noch einmal versuchen.“

Die Antwort kam nicht innerhalb von 15 Sekunden. Versuchen Sie es noch einmal.

„Gerade fragen zu viele gleichzeitig. Bitte in einer Minute noch einmal versuchen.“

Beim EU-Dienst sind gerade zu viele Anfragen. Warten Sie eine Minute.

„Bitte zuerst die USt-IdNr. eintragen und speichern.“

Es ist noch keine Nummer gespeichert. Tragen Sie sie in der Karte Angaben ein und tippen Sie auf Speichern.

„Die USt-IdNr. muss mit dem Ländercode beginnen, z. B. NL123456789B01.“

Vor der Nummer fehlen die zwei Buchstaben des Landes. Ergänzen Sie sie und speichern Sie.

„Bitte wählen: gültig oder ungültig.“

Beim Festhalten fehlt das Ergebnis. Wählen Sie gültig oder ungültig.

„Das Datum liegt in der Zukunft.“

Geprüft am darf nicht nach heute liegen. Tragen Sie das Datum ein, an dem Sie wirklich geprüft haben.

„Bitte angeben, wo und wie geprüft wurde, z. B. „BZSt, Bestätigung Nr. 12345“.“

Das Feld Wo und wie geprüft ist leer. Schreiben Sie hinein, wie Sie geprüft haben. Das ist Ihr Nachweis für das Finanzamt.

„Die Prüfung der USt-IdNr. ist veraltet (vom …). Bitte jetzt prüfen.“

Dieser gelbe Hinweis steht im Verkauf. Die letzte Prüfung ist älter als drei Monate. Tippen Sie auf Zum Käufer und dort auf Erneut prüfen.

Siehe auch: Kunden anlegen und finden, Verkauf ins Ausland, Geschäftsart und Steuer, Firmendaten, Rechtliche Prüfungen.