Kosten am Fahrzeug

Am Ende steht jede Ausgabe für das Auto in der Akte, mit Beleg. Audaba zählt alles zusammen. So sehen Sie, was das Auto Sie wirklich gekostet hat.

Schritt für Schritt

Beispiel: Die Werkstatt Müller hat eine Rechnung über 238,00 € für eine Innenreinigung geschickt.

1. Öffnen Sie die Akte und tippen Sie auf den Reiter Kosten.
2. Tippen Sie auf Kosten erfassen. Gibt es noch keine Kosten, ist das Formular schon offen.
3. Wählen Sie die Art, hier „Aufbereitung, Reinigung“.
4. Prüfen Sie das Datum. Es steht auf „heute“.
5. Schreiben Sie eine Beschreibung, zum Beispiel „Innenreinigung, Werkstatt Müller“.
6. Tragen Sie den Betrag brutto ein, hier 238,00. Oder den Betrag netto daneben. Einer genügt.
7. Tragen Sie die Belegnummer ein und hängen Sie bei Beleg (Foto oder PDF) die Rechnung an. Am Handy fotografieren Sie sie direkt.
8. Ist die Rechnung schon bezahlt, tragen Sie Bezahlt am ein.
9. Lassen Sie Rechnung mit Umsatzsteuer (Vorsteuerabzug) angehakt, wenn auf der Rechnung Umsatzsteuer ausgewiesen ist.
10. Tippen Sie auf Erfassen.

Audaba meldet „Kosten erfasst.“ Die Zeile steht jetzt in der Tabelle mit Datum, Art, Beschreibung, Netto und Brutto.

Kosten ändern oder löschen

• Unter jeder Zeile steht Bearbeiten. Dort ändern Sie alle Angaben und tippen auf Speichern. Audaba meldet „Kosten gespeichert.“
• Mit dem Papierkorb in der Zeile löschen Sie die Kosten. Audaba fragt „Diese Kosten löschen?“. Danach liegen sie im Papierkorb.
• Mit der Büroklammer öffnen Sie den Beleg.

Gut zu wissen

• Netto, brutto, Vorsteuer: Brutto ist der Betrag mit Umsatzsteuer, netto ohne. Mehr dazu: Brutto und netto. Ist Rechnung mit Umsatzsteuer (Vorsteuerabzug) angehakt, rechnet Audaba mit 19 %: aus 238,00 brutto werden 200,00 netto. Die Steuer bekommen Sie vom Finanzamt zurück. Ohne Haken ist netto gleich brutto. Das ist zum Beispiel bei einer Privatquittung oder Gebühren so.
• Die Summe oben zählt netto. Kosten ohne Vorsteuerabzug zählen brutto. Darum steht dort „(netto; Kosten ohne Vorsteuerabzug mit dem Bruttobetrag)“.
• „üblich …“: Hinter den Kostenarten steht manchmal ein Betrag, zum Beispiel „(üblich 149,00 €)“. Das ist der mittlere Betrag Ihrer letzten Rechnungen dieser Art. Er hilft beim Schätzen.
• Unter der Tabelle steht jede Art mit Betrag und Anteil, zum Beispiel „Reparatur, Instandsetzung – 62 % der Kosten“.
• Weiterberechnen: Haken Sie An den Kunden weiterberechnen an, wenn der Käufer diese Kosten zahlen soll, zum Beispiel die Zulassung. In der Zeile steht dann „wird an den Kunden weiterberechnet“. Steht die Position schon im Verkauf, heißt es „im Verkauf weiterberechnet“. Siehe Preis, Leistungen, Nachlass und Endpreis.
• Werkstattauftrag: Ist ein Werkstattauftrag erledigt, führt Audaba Sie hierher. Dann erfassen Sie gleich die Rechnung. Siehe Werkstattauftrag.
• Kosten bleiben in den Auswertungen, auch wenn das Auto ausgebucht wird.

Das Ergebnis des Autos

Im Reiter Preis und Zubehör steht unten die Karte Ergebnis. Sie zeigt, was das Auto bringt:

• Verkaufspreis brutto und Einkaufspreis brutto,
• Rohertrag – Verkaufspreis minus Einkaufspreis. Siehe Rohertrag.
• Margensteuer (§ 25a) – nur bei Differenzbesteuerung. Die Steuer auf Ihre Spanne. Kosten mindern sie nicht. Siehe Differenzbesteuerung.
• Verkaufserlös netto, Kosten, Einstandswert (Einkauf netto plus Kosten),
• Erlöse aus Zusatzleistungen,
• Deckungsbeitrag – was am Ende übrig bleibt. Siehe Deckungsbeitrag.

Solange kein Kaufvertrag besteht, heißt die Karte Ergebnis (Vorschau). Sie rechnet dann mit dem Angebotspreis oder dem Preis im Verkauf. Fehlt etwas, steht unten „Unvollständig: …“, zum Beispiel „Einkaufspreis (kein abgewickelter Ankauf)“.

Die Karte sieht nur, wer das Recht „Ergebnis und Marge sehen“ hat. Die Zeilen Einkaufspreis brutto, Rohertrag, Margensteuer und Einstandswert stehen nur da, wenn Sie zusätzlich „Einkaufspreis und Ankaufsdaten sehen“ haben.

Achtung: typische Fehler

• Der Reiter Kosten fehlt. Dann fehlt Ihnen das Recht „Kosten eines Fahrzeugs sehen“. Fragen Sie Ihren Administrator.
• Kosten erfassen fehlt. Dann fehlt das Recht „Kosten erfassen“.
• Bearbeiten und Papierkorb fehlen. Dann fehlt das Recht „Erfasste Kosten ändern“.
• Bei weiterberechneten Kosten fehlt der Papierkorb. Sie stehen schon im Verkauf. Dort lässt sich nur noch über Bezahlt am eintragen das Zahlungsdatum nachtragen. Entfernen Sie zuerst die Position im Verkauf.
• Brutto geändert, aber der Betrag stimmt nicht? Sind netto und brutto beide ausgefüllt, rechnet Audaba die Steuer aus der Differenz. Leeren Sie beim Ändern des Bruttobetrags das Nettofeld. So steht es auch im Formular.

Meldungen

„Bitte die Kostenart wählen.“

Bei Art ist nichts gewählt. Wählen Sie die passende Art. Passt keine, nehmen Sie „Sonstiges“.

„Bitte netto oder brutto angeben.“

Es fehlt der Betrag. Tragen Sie brutto oder netto ein.

„Bitte einen Betrag angeben.“

Der Betrag fehlt oder ist ungültig. Tippen Sie zum Beispiel 238,00.

„Netto, Steuer und brutto passen nicht zusammen.“

Netto ist größer als brutto. Prüfen Sie die Beträge. Am einfachsten: nur einen der beiden eintragen.

„Bezahlt am: …“

Das Zahlungsdatum ist ungültig. Tippen Sie zum Beispiel „heute“ oder 14.10.2026.

„Diese Kosten sind im Verkauf weiterberechnet. Erst die Position im Verkauf entfernen.“

Die Kosten stehen als Position im Verkauf. Entfernen Sie sie dort zuerst. Dann können Sie sie hier löschen.

„Diese Kosten sind im Verkauf weiterberechnet; hier lässt sich nur noch „bezahlt am“ nachtragen.“

Die Kosten sind schon an den Käufer weiterberechnet. Ändern geht nicht mehr. Sie können nur das Zahlungsdatum eintragen.

Siehe auch: Die Fahrzeugakte, Werkstattauftrag, Wie läuft das Geschäft? (Auswertungen), Tabelle für den Steuerberater.