Den Kaufvertrag ausstellen

Inhaltsverzeichnis

4.6Den Kaufvertrag ausstellen

Wie stelle ich den Kaufvertrag aus, was steht drin, und was kann ich danach nicht mehr ändern?

Am Ende haben Sie einen verbindlichen Kaufvertrag mit eigener Vertragsnummer als PDF – fertig zum Drucken und Unterschreiben.

Der Kaufvertrag ist ein ganzes Vertragswerk: Kaufvertrag, Zustandsbericht des Autos, Geschäftsbedingungen und Hinweise zum Datenschutz, alles in einem PDF.

Schritt für Schritt

Öffnen Sie den Verkauf. Rechts in der Karte Vertragswerk steht „Noch offen:“ mit allem, was fehlt.
Ergänzen Sie jeden Punkt. Die Tabelle unten sagt, wo.
Tippen Sie auf Entwurf ansehen. Das PDF öffnet sich mit dem Wort „ENTWURF“. Lesen Sie es in Ruhe – am besten mit dem Kunden.
Stimmt alles? Tippen Sie auf Kaufvertrag ausstellen.
Audaba fragt: „Kaufvertrag jetzt verbindlich ausstellen? Danach sind die Angaben gesperrt.“ Tippen Sie auf „OK“.
In der Karte Vertragswerk steht jetzt „Kaufvertrag …“ mit der Nummer. Ein Tipp darauf öffnet das PDF.
Drucken Sie den Vertrag aus und lassen Sie ihn unterschreiben.
Laden Sie die unterschriebene Fassung hoch (siehe unten).

Was beim Ausstellen passiert

Der Vertrag bekommt eine eigene Vertragsnummer. Das Vertragsdatum ist heute.
Ein Zustandsbericht des Autos mit eigener Berichtsnummer kommt dazu. Darin stehen die Schäden aus dem Reiter Zustand der Akte.
War das Auto für diesen Kunden reserviert, wird die Reservierung in den Verkauf übernommen. Eine angerechnete Reservierungsgebühr wird zur Anzahlung.
Das Auto steht danach auf „Verkauft“.
Der Stand des Verkaufs ist „Vertrag ausgestellt“.
Klappt ein Schritt nicht, wird gar nichts ausgestellt und keine Nummer verbraucht.

Was im Kaufvertrag steht

Ihre Firmendaten, der Käufer, das Auto mit FIN, Erstzulassung und Kilometerstand.
Alle Positionen mit Preis. Positionen mit 0 € werden nicht gedruckt.
Der Steuerhinweis passend zur Steuerart. Siehe Geschäftsart und Steuer.
Die Regel zur Gewährleistung, z. B. „Es gilt die gesetzliche Gewährleistung von zwei Jahren ab Übergabe.“ Siehe Garantie und Reklamationen.
Eine Garantie mit Name und Laufzeit.
Die bekannten Schäden, die Reifen eines mitverkauften Radsatzes, „HU neu“ bei einer HU-Leistung.
Anzahlung, Zahlungsart, Übergabetag, Versicherungskreuze, Werbeeinwilligung. Bei der Zahlungsart Überweisung steht der Rest in der Zeile „Überweisung“; „Restbetrag bei Abholung“ ist dann 0 €.
Die Sondervereinbarungen: erst die angekreuzten Textbausteine, dann der freie Text, jeder als eigener Absatz. Siehe Textbausteine für den Kaufvertrag.
Bei einer Finanzierung der Hinweis auf das Widerrufsrecht für Privatkäufer (14 Tage).

Die Betriebsregel „Vertragsnummer im Kaufvertrag drucken“ steuert, ob die Nummer gedruckt wird. Bei Regelbesteuerung wird sie immer gedruckt. Siehe Betriebsregeln.

Nach dem Ausstellen ist alles gesperrt

Müssen Sie doch etwas ändern:

Tippen Sie in der Karte Vertragswerk auf Vertrag stornieren und ändern.
Tragen Sie den Grund ein und tippen Sie auf Stornieren.
Ändern Sie, was falsch war.
Stellen Sie den Vertrag neu aus. Er bekommt eine neue Nummer.

Das geht nur vor der Übergabe. Danach bleibt nur die Rückabwicklung. Siehe Abbrechen, Storno, Rückabwicklung.

Was nach dem Ausstellen weiter geht: Zahlungen erfassen, Zahlungsplan, unterschriebene Fassung hochladen, Übergabe bestätigen, Notizen.

Unterschriebene Fassung hochladen

Scannen oder fotografieren Sie den unterschriebenen Vertrag.
Tippen Sie in der Karte Vertragswerk auf Unterschriebene Fassung hochladen.
Unterschrieben von: Der Name des Käufers steht schon da.
Datei (PDF, JPG oder PNG): Datei wählen. Am Handy können Sie direkt ein Foto machen.
Tippen Sie auf Hochladen.

Danach steht unter dem Vertrag Unterschriebene Fassung ansehen. Damit öffnen Sie Ihren Scan jederzeit wieder.

Der Vertrag steht danach auf „Unterschrieben“, der Verkauf auf „Vertrag unterschrieben“. Dafür braucht man das Recht „Unterschriebene Fassungen erfassen“. Die Rolle „Verkäufer“ hat es nicht.

Was im Vertrag noch fehlen kann

Punkt in „Noch offen:“	Was tun?
Käufer · Name des Käufers	Käufer eintragen. Siehe Einen Verkauf vorbereiten.
Anschrift des Käufers (Straße, PLZ, Ort)	Beim Kunden Straße, PLZ und Ort eintragen.
Geschäftsart · Zahlungsart	In der Karte Vertrag wählen, Speichern.
Gültige Fahrgestellnummer (17 Zeichen) · Erstzulassung · Kilometerstand	In der Fahrzeugakte eintragen.
Ein Hinweis zur Steuer	Siehe Geschäftsart und Steuer.
Fahrzeugpreis	Der Fahrzeugpreis ist 0 €. Preis eintragen.
Betrag der Inzahlungnahme „…“	Die Inzahlungnahme hat 0 €. Betrag eintragen.
USt-IdNr. des Käufers … · Geprüfte USt-IdNr. … · Bestimmungsland in der EU …	Nur bei EU-Lieferung. Siehe Verkauf ins Ausland.
Bestimmungsland außerhalb der EU (Ausfuhr)	Nur bei Ausfuhr. Land wählen.
Gesonderte Zustimmung des Käufers zur Verkürzung der Gewährleistung	Haken „Der Käufer hat der Verkürzung gesondert zugestimmt“ setzen – nur wenn er wirklich zugestimmt hat.
Gesonderte Zustimmung des Käufers zum Kauf als Verwertungsfahrzeug	Haken „Der Käufer hat dem Kauf als Verwertungsfahrzeug gesondert zugestimmt“ setzen.
Gegenüber Privatpersonen kann die Gewährleistung nicht ausgeschlossen werden …	Haken „Gewährleistung ausschließen“ entfernen. Siehe Garantie und Reklamationen.
Finanzierter Betrag	Bei Zahlungsart Finanzierung oder Leasing den Betrag eintragen.
Vollständige Lieferanschrift	Bei „Lieferung“ Empfänger, Straße, PLZ und Ort eintragen.
Das Fahrzeug ist im jetzigen Stand nicht verkaufsfähig	Den Stand des Autos in der Akte prüfen.
Das Fahrzeug ist für einen anderen Interessenten reserviert	Die Reservierung gehört nicht dem Käufer. In der Fahrzeugakte die Reservierung aufheben.

Gut zu wissen

Entwurf ansehen verbraucht keine Nummer und speichert nichts. Sie können es so oft öffnen, wie Sie wollen.
Fehlende Firmendaten (z. B. Handelsregister) sperren den Vertrag nicht. Sie fehlen dann aber im Vertragskopf. Siehe Firmendaten und Logo.
Hinter dem Vertrag steht „aufbewahren bis …“. So lange müssen Sie ihn aufheben (meist 10 Jahre).
Alle Verträge finden Sie auch im Menü Dokumente. Siehe Dokumente finden.
Der Kaufvertrag ist derzeit immer auf Deutsch.

Achtung: typische Fehler

Kaufvertrag ausstellen sieht grau aus. Es fehlt noch etwas. Sie können trotzdem tippen. Dann zeigt Audaba die Liste „Für den Kaufvertrag fehlt noch:“.
Kaufvertrag ausstellen fehlt ganz. Ihnen fehlt das Recht „Dokumente verbindlich ausstellen“.
Entwurf ansehen fehlt. Den Knopf sieht nur, wer das Recht „Dokumente vorbereiten (Entwurf)“ hat.
Der Entwurf ist kein Vertrag. Lassen Sie nie einen Entwurf unterschreiben.
Der Link „Kaufvertrag …“ öffnet nicht den Scan. Er öffnet immer das von Audaba erstellte PDF. Ihren hochgeladenen Scan öffnen Sie darunter mit Unterschriebene Fassung ansehen.
„Unterschriebene Fassung hochladen“ fehlt. Der Vertrag ist schon als unterschrieben vermerkt, oder Ihnen fehlt das Recht.

Meldungen

„Für den Kaufvertrag fehlt noch:“

Sie haben auf Kaufvertrag ausstellen getippt, aber es fehlen Angaben. Jede Lücke steht einzeln darunter. Die Tabelle oben sagt, was zu tun ist. Danach erneut ausstellen.

„Kaufvertrag jetzt verbindlich ausstellen? Danach sind die Angaben gesperrt.“

Letzte Rückfrage. Haben Sie den Entwurf geprüft? Dann „OK“. Sonst „Abbrechen“.

„Der Kaufvertrag ist ausgestellt. Zum Ändern den Vertrag stornieren.“

Sie wollten nach dem Ausstellen etwas ändern. Das geht nur über Vertrag stornieren und ändern (siehe oben).

„Das Dokument konnte gerade nicht erzeugt werden. Es wird automatisch nachgeholt.“

Das PDF ließ sich gerade nicht erstellen. Meist ist der Dienst für PDF-Dateien kurz nicht erreichbar.

Was tun bei AUD-DOK-014?

Beim Kaufvertrag und beim Ankaufvertrag wird nicht automatisch nachgeholt. Audaba hat dann gar nichts ausgestellt und keine Nummer verbraucht. Warten Sie eine Minute und tippen Sie erneut auf Kaufvertrag ausstellen (bzw. Ankaufvertrag ausstellen).
Bei anderen Dokumenten erscheint das PDF meist nach wenigen Minuten von selbst.

Klappt es nach mehreren Versuchen nicht, melden Sie den Fall an Le Car Systems. Siehe Einen Fall an Le Car Systems abgeben.

„Bitte die eingescannte oder fotografierte unterschriebene Fassung auswählen.“

Beim Hochladen fehlt die Datei. Wählen Sie sie aus und tippen Sie erneut auf Hochladen.

„Bitte eine PDF-, JPG- oder PNG-Datei bis 25 MB hochladen.“

Die Datei hat ein anderes Format oder ist zu groß. Speichern Sie den Scan als PDF oder machen Sie ein Foto (JPG).

„Nur ein ausgestelltes, nicht storniertes Dokument kann unterschrieben zurückgeführt werden.“

Der Vertrag ist schon als unterschrieben vermerkt oder storniert. Laden Sie die Seite neu.

Siehe auch: Der Verkauf im Überblick, Einen Verkauf vorbereiten, Abbrechen, Storno, Rückabwicklung, Zahlungen, Anzahlung und Finanzierung, Dokumente finden.

Fehlercodes zu diesem Thema

AUD-DOK-014 – Dokument konnte nicht erzeugt werden