8.4Dokumente finden
Wo finde ich einen alten Kaufvertrag, eine Quittung oder ein anderes ausgestelltes Dokument wieder?
Am Ende haben Sie das gesuchte Dokument als PDF vor sich und können es ansehen, drucken oder speichern – auch Jahre später.
Jedes Dokument, das Audaba ausstellt, wird gespeichert und bleibt unverändert: Kaufverträge, Ankaufverträge, Quittungen, Preisangebote, Reservierungsbestätigungen, Werkstattaufträge und mehr.
Schritt für Schritt
- Öffnen Sie Menü Dokumente.
- Schreiben Sie in das Suchfeld, was Sie wissen. Zum Beispiel die Vertragsnummer „2026-0042“, „Golf“, die interne Nummer, die Fahrgestellnummer oder den Namen des Kunden.
- Wählen Sie bei Bedarf eine Art, zum Beispiel Kaufvertrag. Oder einen Stand, zum Beispiel Unterschrieben.
- Tippen Sie auf Suchen.
- Tippen Sie in der Spalte Dokument auf den Namen. Das PDF öffnet sich in einem neuen Fenster.
Unter dem Namen steht bei Verkäufen zum Verkauf und bei Ankäufen zum Ankauf. Damit springen Sie direkt hinein.
Was die Liste zeigt
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Dokument | Art des Dokuments, zum Beispiel „Kaufvertrag“ – antippen öffnet das PDF |
| Nummer | Nummer des Dokuments, falls es eine hat |
| Fahrzeug | Auto mit interner Nummer – antippen öffnet die Akte |
| Kunde | Käufer, Verkäufer, Interessent oder Werkstatt |
| Datum | Wann das Dokument ausgestellt wurde |
| Stand | Ausgestellt (blau), Unterschrieben (grün) oder Storniert (rot) |
Die neuesten Dokumente stehen oben.
Gut zu wissen
- Nur ausgestellte Dokumente. Entwürfe stehen nicht in der Liste. Auch eine Datenauskunft nach dem Datenschutz erscheint hier nicht (sie wird nicht gespeichert).
- Höchstens 200. Die Liste zeigt die neuesten 200 Treffer. Gibt es mehr, steht darüber ein Hinweis. Grenzen Sie dann die Suche ein.
- Unverändert. Beim Öffnen prüft Audaba, ob die Datei noch genau dieselbe ist wie beim Ausstellen. So können Sie sicher sein: Das PDF ist das Original.
- Aufbewahrung. Im Verkauf und Ankauf steht bei jedem Vertrag „aufbewahren bis …“. Kaufverträge, Quittungen und Werkstattaufträge bleiben 10 Jahre, Angebote und Reservierungen 6 Jahre – gerechnet ab Ende des Jahres. Siehe Datenschutz.
- Kunde ohne Recht. Ohne das Recht „Kunden und Kontakte ansehen“ bleibt die Spalte Kunde leer.
- Ankaufverträge nur mit Einkaufspreis-Recht. Ankaufverträge und Quittungen über Auszahlungen an den Verkäufer nennen den Einkaufspreis. Sie stehen nur in der Liste, wenn Sie „Ankäufe ansehen“ und „Einkaufspreis und Ankaufsdaten sehen“ haben.
- Recht und Modul. Das Menü Dokumente gibt es mit dem Recht „Dokumente ansehen“.
Was Sie hier nicht tun können
In der Liste können Sie nichts hochladen, stornieren oder löschen. Das geschieht im Verkauf oder Ankauf:
- Dokument ausstellen oder stornieren: siehe Den Kaufvertrag ausstellen.
- Unterschriebene Fassung hochladen: im Verkauf oder Ankauf beim ausgestellten Vertrag. Danach steht der Stand auf Unterschrieben.
Achtung: typische Fehler
- Wo ist mein Scan? Ein Tipp auf das Dokument öffnet immer das von Audaba erzeugte PDF. Ihren hochgeladenen Scan öffnen Sie mit unterschriebene Fassung unter dem Namen – in der Liste und im Verkauf oder Ankauf (Unterschriebene Fassung ansehen).
- Nichts gefunden. Suchen Sie mit weniger Text. „Meier“ statt „Herr Hans Meier“. Prüfen Sie, ob bei Art oder Stand noch eine Auswahl steht.
- Dokument fehlt, obwohl gedruckt. Ein Entwurf (Vorschau) ist kein ausgestelltes Dokument. Erst nach dem Ausstellen steht es in der Liste.
- Preisschild und Reifenschild. Auch diese stehen in der Liste, wenn sie ausgedruckt wurden. Sie haben keine Aufbewahrungspflicht.
Meldungen
„Keine Dokumente gefunden.“
Zu Ihrer Suche gibt es kein ausgestelltes Dokument. Dokumente entstehen im Verkauf, im Ankauf und in der Fahrzeugakte. Ändern Sie das Suchwort oder setzen Sie Art und Stand zurück auf Alle Arten und Alle Stände.
„Es werden nur die neuesten 200 Dokumente gezeigt. Bitte die Suche eingrenzen.“
Es gibt mehr Treffer, als die Liste zeigt. Geben Sie ein Suchwort ein oder wählen Sie eine Art, zum Beispiel Kaufvertrag.
„Bitte die eingescannte oder fotografierte unterschriebene Fassung auswählen.“
Beim Hochladen der unterschriebenen Fassung haben Sie keine Datei gewählt. Wählen Sie das Foto oder den Scan aus und tippen Sie noch einmal auf Hochladen.
„Nur ein ausgestelltes, nicht storniertes Dokument kann unterschrieben zurückgeführt werden.“
Das Dokument ist storniert oder schon als unterschrieben erfasst. Eine weitere unterschriebene Fassung geht nicht.
„Bitte eine PDF-, JPG- oder PNG-Datei bis 25 MB hochladen.“
Die Datei hat ein anderes Format (zum Beispiel ein Word-Dokument) oder ist größer als 25 MB. Scannen oder fotografieren Sie das Papier als PDF, JPG oder PNG. Ein Handyfoto passt fast immer.
„Unterschriebene Fassung abgelegt.“
Der Scan ist gespeichert. Das Dokument steht jetzt auf Unterschrieben.
Siehe auch: Den Kaufvertrag ausstellen, Werkstattauftrag, Tabelle für den Steuerberater, Datenschutz, Fehlercodes.