5.1Kunden anlegen und finden
Wie lege ich einen Kunden an, wie finde ich ihn wieder und was muss drinstehen?
Am Ende steht der Kunde mit Name, Anschrift und Telefon in Audaba. Sie finden ihn jederzeit über Menü Kunden wieder.
In Audaba heißt jeder Kunde Kontakt. Ein Kontakt kann ein Käufer sein, ein Verkäufer (Sie kaufen sein Auto an), ein Interessent oder eine Werkstatt, mit der Sie zusammenarbeiten.
Schritt für Schritt
Einen Kunden suchen
- Öffnen Sie Menü Kunden.
- Schreiben Sie in das Suchfeld, was Sie wissen. Zum Beispiel „Meier“, „0171 2345678“ oder „Köln“.
- Tippen Sie auf Suchen.
- Tippen Sie auf den richtigen Namen. Die Kundenseite öffnet sich.
Neben dem Suchfeld können Sie wählen: Alle, Privat, Firma oder Händler.
Einen neuen Kunden anlegen
- Menü Kunden › Kontakt anlegen.
- Wählen Sie bei Art: Privatperson, Firma oder Behörde.
- Bei einer Privatperson: Vorname und Nachname. Bei einer Firma: Firmenname (bei Firmen).
- Tragen Sie Straße, Hausnummer, PLZ und Ort ein. Dazu Telefon, Mobil oder E-Mail-Adresse.
- Kauft eine Firma aus einem anderen EU-Land? Dann die USt-IdNr. (bei Firmen) eintragen. Mehr dazu unter USt-IdNr. prüfen.
- Ist der Kunde selbst Autohändler? Dann setzen Sie das Häkchen bei Ist Kfz-Händler.
- Tippen Sie unten auf Kontakt anlegen.
Kunden entstehen auch direkt beim Verkauf oder Ankauf. Dort suchen Sie den Kunden oder legen ihn neu an, ohne die Seite zu wechseln. Siehe Einen Verkauf vorbereiten.
Angaben eines Kunden ändern
- Öffnen Sie die Kundenseite.
- Ändern Sie in der Karte Angaben das Feld, zum Beispiel die neue Telefonnummer.
- Tippen Sie auf Speichern.
Was auf der Kundenseite steht
| Teil | Was Sie dort finden |
|---|---|
| Angaben | Name, Anschrift, Telefon, E-Mail, Geburtsdatum, Land, Sprache |
| Änderungen | Wer wann was am Kunden geändert hat (nur mit Recht „Änderungen an einem Datensatz sehen“) |
| Korrespondenz | Anrufe und Gespräche, siehe Anrufe und Gespräche festhalten |
| Verkäufe und Ankäufe (rechts) | Alle Käufe bei Ihnen (als Käufer, mit Vertragsnummer) und Ankäufe von diesem Kunden (als Verkäufer) mit Nummer und Datum. Ankäufe nur mit den Rechten „Ankäufe ansehen“ und „Einkaufspreis und Ankaufsdaten sehen“. |
| USt-IdNr. (rechts) | Nur bei Firmen, Behörden oder wenn eine Nummer eingetragen ist |
| Werbeeinwilligung (rechts) | Darf der Kunde Werbung bekommen? Siehe Datenschutz |
| Datenschutz (rechts) | Auskunft, Löschung oder Anonymisierung |
| Notizen (rechts) | Interne Hinweise für Kollegen, siehe Notizen |
Gut zu wissen
Privat, Firma oder Händler – warum das wichtig ist
Die Art und das Häkchen Ist Kfz-Händler sind keine Nebensache. Audaba schlägt damit im Verkauf die richtige Vertragsart vor:
| Kunde | Vorschlag im Verkauf | Gewährleistung (gesetzliche Haftung für Mängel) |
|---|---|---|
| Privatperson | Verkauf an Privat | Kann nur verkürzt werden, nicht ausgeschlossen |
| Firma (kein Autohändler) | Verkauf an Unternehmer | Kann ausgeschlossen werden |
| Firma mit Ist Kfz-Händler | Verkauf an Händler | Kann ausgeschlossen werden |
| Firma mit USt-IdNr. aus einem anderen EU-Land | Innergemeinschaftliche Lieferung (Verkauf ohne deutsche Steuer) | Kann ausgeschlossen werden |
Mehr dazu: Geschäftsart und Steuer.
Was Audaba beim Eintippen selbst verbessert
- „MÜLLER“ oder „müller“ wird zu „Müller“. Gemischte Schreibweise wie „McDonald“ bleibt.
- „Hauptstraße 12“ im Feld Straße: Audaba trennt die Hausnummer „12“ selbst ab.
- „0171 2345678“ wird zu „+49 171 2345678“.
- E-Mail-Adressen werden kleingeschrieben.
So schlau ist die Suche
- Groß- und Kleinschreibung ist egal. „Müller“ findet auch „Mueller“.
- Telefonnummern finden Sie mit mindestens 5 Ziffern, egal ob mit +49, 0 oder Leerzeichen.
- Auch Straße, Ort und PLZ werden durchsucht.
- Kennzeichen und Fahrgestellnummer (FIN) finden den Kunden, der dieses Auto bei Ihnen gekauft hat. „HHAB123“ findet auch „HH-AB 123“.
Die Liste zeigt 100 Kunden pro Seite. Mit Weiter und Zurück blättern Sie.
Wann Audaba nach Doppelten fragt
Bevor ein neuer Kunde gespeichert wird, sucht Audaba nach ähnlichen Kunden. Der Grund steht jeweils dabei:
- ähnlicher Name – bis zu 2 Buchstaben anders, zum Beispiel „Maier“ statt „Meier“
- ähnlicher Firmenname – „Autohaus Schmidt GmbH“ und „Autohaus Schmidt“ gelten als ähnlich
- gleiche E-Mail-Adresse, gleiche Telefonnummer oder gleiche Anschrift
Dann erscheint ein gelber Kasten „Gibt es diesen Kontakt schon?“ mit den Treffern. Tippen Sie einen Treffer an, um ihn zu prüfen. Ist es wirklich ein neuer Kunde, tippen Sie auf Trotzdem neu anlegen.
Warum Angaben für den Vertrag fehlen können
Zum Anlegen genügen Vor- und Nachname (bei Firmen der Firmenname). Für einen Kaufvertrag braucht Audaba mehr: die vollständige Anschrift mit Straße, PLZ und Ort. Fehlt sie, steht im Verkauf „Anschrift des Käufers (Straße, PLZ, Ort)“ in der Liste „Für den Kaufvertrag fehlt noch:“. Ergänzen Sie die Anschrift dann auf der Kundenseite.
Das Geburtsdatum brauchen Sie nur bei Barzahlung ab 10.000 € (Geldwäschegesetz). Siehe Barzahlung ab 10.000 €.
Rechte
| Knopf oder Teil | Nötiges Recht |
|---|---|
| Menü Kunden sehen | „Kunden und Kontakte ansehen“ |
| Kontakt anlegen | „Kontakte anlegen“ |
| Angaben ändern, Speichern | „Kontakte ändern“ |
| In den Papierkorb | „Kontakte in den Papierkorb legen“ |
Sehen Sie einen Knopf nicht oder sind die Felder grau, fehlt Ihnen das Recht. Fragen Sie Ihren Administrator. Die Rolle Werkstatt sieht keine Kunden.
Achtung: typische Fehler
- Falsche Art gewählt. Privatperson als Firma eingetragen – dann stimmt die Gewährleistung im Vertrag nicht. Siehe oben.
- Doppelt angelegt. Trotzdem neu anlegen legt den zweiten Kunden wirklich an. Zusammenführen kann man doppelte Kunden in Audaba nicht. Prüfen Sie die Treffer im gelben Kasten deshalb gut.
- Doppelte nach dem Ändern. Die Prüfung auf Doppelte gibt es nur beim Anlegen, nicht beim Ändern.
- Kennzeichen findet nichts. Die Suche nach Kennzeichen findet nur Käufer, nicht den Verkäufer eines angekauften Autos.
- „In den Papierkorb“ klappt nicht. Hat der Kunde schon gekauft oder verkauft, bleibt er erhalten. Das muss so sein, wegen der Aufbewahrungspflicht. Was Sie stattdessen tun können: Datenschutz: Anonymisieren.
- Sprache für Dokumente. Das Feld lässt sich einstellen. Verträge und Belege druckt Audaba derzeit trotzdem immer auf Deutsch.
Meldungen
„Bei einer Privatperson sind Vor- und Nachname nötig.“
Bei der Art Privatperson fehlt der Vorname oder der Nachname. Tragen Sie beide ein. Ist der Kunde eine Firma, stellen Sie die Art auf Firma um.
„Bitte den Firmennamen angeben.“
Bei Firma oder Behörde ist der Firmenname (bei Firmen) Pflicht. Tragen Sie ihn ein, zum Beispiel „Autohaus Schmidt GmbH“.
„Bitte eine Telefonnummer eingeben.“
Im Feld Telefon oder Mobil stehen zu wenige Ziffern. Eine Telefonnummer braucht mindestens 5 Ziffern. Korrigieren Sie die Nummer oder lassen Sie das Feld leer.
„Diese E-Mail-Adresse sieht nicht gültig aus.“
Die E-Mail-Adresse hat einen Tippfehler, zum Beispiel fehlt das @ oder der Punkt. Prüfen Sie die Adresse.
„Gibt es diesen Kontakt schon?“
Audaba hat ähnliche Kunden gefunden. Das ist nur eine Warnung. Tippen Sie die Treffer an und prüfen Sie. Gibt es den Kunden schon, nehmen Sie den vorhandenen. Ist er neu, tippen Sie auf Trotzdem neu anlegen.
„Inzwischen hat jemand anderes diesen Kontakt geändert. Bitte die Seite neu laden und erneut ändern.“
Ein Kollege hat denselben Kunden gerade gespeichert. Ihre Änderung wurde nicht übernommen, damit seine nicht verloren geht. Laden Sie die Seite neu und tragen Sie Ihre Änderung noch einmal ein.
„Kontakt in den Papierkorb legen?“
Audaba fragt nach, bevor ein Kunde in den Papierkorb kommt. Aus dem Papierkorb lässt er sich 90 Tage lang zurückholen. Siehe Protokoll und Papierkorb.
„Dieser Kontakt ist an … beteiligt und bleibt deshalb erhalten.“
Der Kunde hat schon gekauft oder verkauft. Diese Unterlagen müssen Sie aufbewahren. Deshalb lässt sich der Kunde nicht löschen. Wenn der Kunde die Löschung seiner Daten verlangt: anonymisieren.
„Niemand gefunden für „…“.“
Zu Ihrem Suchwort gibt es keinen Kunden. Versuchen Sie ein kürzeres Wort, nur den Nachnamen oder die letzten Ziffern der Telefonnummer. Prüfen Sie auch die Auswahl Privat/Firma/Händler neben dem Suchfeld.
Siehe auch: USt-IdNr. prüfen, Datenschutz, Anrufe und Gespräche festhalten, Einen Verkauf vorbereiten, Angaben eintragen und ändern.