Mitarbeiter anlegen und verwalten

Am Ende hat Ihr neuer Mitarbeiter einen eigenen Zugang zu Audaba – mit genau den Rechten, die er braucht.

Jeder Mitarbeiter bekommt einen eigenen Benutzer. Teilen Sie nie einen Zugang. Nur so sieht man im Protokoll, wer was geändert hat.

Sie finden alles unter Einstellungen › Benutzer. Dafür brauchen Sie das Recht „Benutzer ansehen“, zum Anlegen „Benutzer anlegen“. Meist hat das nur der Administrator (der Chef oder wer bei Ihnen die Technik macht).

Schritt für Schritt

Einen Mitarbeiter anlegen

1. Menü Einstellungen › Benutzer.
2. Tippen Sie auf Neuer Benutzer.
3. Karte „Wer ist es?“: Tragen Sie Vorname und Nachname ein. Eine E-Mail-Adresse ist nicht nötig.
4. Benutzername lassen Sie leer. Audaba schlägt dann vorname.nachname vor, zum Beispiel anna.mueller für Anna Müller.
5. Kürzel lassen Sie leer. Audaba nimmt dann die Anfangsbuchstaben, zum Beispiel „AM“. Das Kürzel steht in Listen und auf Dokumenten.
6. Karte „Rollen“: Setzen Sie ein Häkchen bei der passenden Rolle, zum Beispiel „Verkäufer“. Mehrere Rollen gehen. Siehe Rollen und Rechte.
7. Tippen Sie unten auf Benutzer anlegen.
8. Die Seite „Zugangsdaten zur Übergabe“ öffnet sich. Tippen Sie auf Drucken oder schreiben Sie die Angaben ab.
9. Geben Sie den Zettel dem Mitarbeiter persönlich.

Auf dem Zettel stehen: Adresse, Anmeldelink, Händlernummer, Benutzername und das Anfangs-Passwort. Das ist ein Passwort nur für die erste Anmeldung. Es gilt 72 Stunden. Bei der ersten Anmeldung legt der Mitarbeiter sein eigenes Passwort fest. Siehe Anmelden.

Hat sich der Mitarbeiter in den 72 Stunden nicht angemeldet, steht in seiner Akte bei Zugang „Anfangs-Passwort abgelaufen am … – bitte ein neues ausgeben“. Geben Sie dann mit Neues Anfangs-Passwort ein neues aus.

Mitarbeiter hat sein Passwort vergessen

1. Menü Einstellungen › Benutzer, dann auf den Namen tippen.
2. Karte „Zugang“: Tippen Sie auf Neues Anfangs-Passwort.
3. Bestätigen Sie die Rückfrage mit OK.
4. Drucken Sie den neuen Zettel und geben Sie ihn dem Mitarbeiter.

Das alte Passwort gilt sofort nicht mehr. Der Mitarbeiter wird auf allen Geräten abgemeldet. Eine Wartezeit nach falschen Versuchen ist damit auch aufgehoben.

Mitarbeiter hat Handy und Codes für den zweiten Faktor verloren

Karte „Zugang“ › Zweiten Faktor zurücksetzen › OK. Der Mitarbeiter meldet sich danach nur mit Passwort an. Ist der zweite Faktor für ihn Pflicht, richtet er ihn gleich neu ein. Siehe Anmelden.

Mitarbeiter wartet nach zu vielen Fehlversuchen

In der Karte „Status“ steht dann „Nach zu vielen Fehlversuchen bis … gesperrt.“ Tippen Sie auf Anmeldesperre aufheben. Er kann sich sofort wieder anmelden.

Angaben ändern

Auf der Seite des Mitarbeiters, Karte „Angaben“: Vorname, Nachname, Kürzel, Benutzername, Telefon, E-Mail ändern, dann Speichern.

Den Benutzernamen können Sie ändern, zum Beispiel nach einer Heirat. Der alte Name bleibt für immer gesperrt.

Rollen ändern

Karte „Rollen“: Häkchen setzen oder wegnehmen, dann Rollen speichern. Das wirkt sofort, auch wenn der Mitarbeiter gerade arbeitet.

Einzelne Rechte erlauben oder entziehen

Manchmal soll ein Mitarbeiter ein Recht mehr oder weniger haben als seine Rolle. Beispiel: Verkäufer Herr Meier soll auch den Einkaufspreis sehen.

1. Schalten Sie oben rechts auf Advanced. In Easy geht das nicht. Siehe Easy und Advanced.
2. Seite des Mitarbeiters, Karte „Was darf dieser Benutzer?“.
3. Klappen Sie die Gruppe auf, zum Beispiel „Fahrzeuge“.
4. Wählen Sie beim Recht: „wie Rolle“, „zusätzlich erlaubt“ oder „entzogen“.
5. Tippen Sie auf Einzelrechte speichern.

Ein Haken heißt: erlaubt. Ein Strich heißt: nicht erlaubt.

Mitarbeiter vorübergehend sperren

Karte „Status“ › Sperren › OK. Er wird sofort überall abgemeldet und kann sich nicht mehr anmelden. Mit Entsperren geht es wieder.

Mitarbeiter verlässt den Betrieb

1. Karte „Status“.
2. Hat er noch offene Aufgaben? Dann klappen Sie „Ausgeschieden – … offene Aufgabe(n) übergeben“ auf und wählen bei „Offene Aufgaben übergeben an“ einen Kollegen. Oder „Niemandem (ohne Zuständigen)“.
3. Tippen Sie auf Als ausgeschieden kennzeichnen und bestätigen Sie mit OK.

Gut zu wissen

Die Benutzerliste

• Oben steht, wie viele Plätze Ihr Vertrag erlaubt, zum Beispiel „7 von 10 Benutzern Ihres Tarifs belegt“.
• Mit Zeigen filtern Sie: „Aktuelle“ (alle außer Ausgeschiedenen), „Gesperrte“, „Ausgeschiedene“, „Alle“. Dann Anzeigen.
• Spalte Status: „Aktiv“ (grün), „Anfangs-Passwort ausgegeben“ (gelb – hat sich noch nicht angemeldet), „Gesperrt“ (rot), „Ausgeschieden“ (grau).
• Spalte Letzte Anmeldung: „noch nie“ oder Datum. Gelb „seit über 60 Tagen nicht“ – braucht er den Zugang noch?
• Spalte Sicherheit: „zweiter Faktor“ oder „ohne zweiten Faktor“, dazu „ohne E-Mail“.

Regeln, die Audaba immer einhält

• Eigenes Konto: Ihre eigenen Rollen, Rechte und Ihren Status ändern Sie hier nicht. Das macht ein anderer Administrator. Ihr eigenes Passwort ändern Sie im Profil.
• Administratoren: Das Konto eines Administrators ändert nur ein Administrator.
• Der letzte Administrator: Ihn kann man nicht sperren und ihm die Rolle nicht nehmen. So steht der Betrieb nie ohne Administrator da.
• Tarifplätze: Auch gesperrte Benutzer belegen einen Platz. Erst „Ausgeschieden“ macht den Platz frei.
• Benutzernamen werden nie zweimal vergeben, auch nicht nach dem Ausscheiden.
• Jede Änderung steht im Protokoll.

Weitere Knöpfe in der Karte „Zugang“

• Alle Anmeldungen beenden – meldet den Mitarbeiter auf allen Geräten ab. Zum Beispiel wenn sein Handy gestohlen wurde. Ohne Rückfrage.

Achtung: typische Fehler

• Knopf Neuer Benutzer fehlt. Ihnen fehlt das Recht „Benutzer anlegen“. Fragen Sie Ihren Administrator.
• Menüpunkt „Benutzer“ fehlt ganz. Ihnen fehlt das Recht „Benutzer ansehen“. Die Rolle „Inhaber“ hat es zum Beispiel nicht.
• Rollen grau, nicht änderbar. Es ist Ihr eigenes Konto, oder ein Administratorkonto und Sie sind kein Administrator, oder der Mitarbeiter ist ausgeschieden.
• „Zusätzlich erlaubt / entzogen“ fehlt. Sie sind im Modus Easy. Schalten Sie auf Advanced.
• Karte „Zugang“ fehlt. Ihnen fehlt das Recht „Benutzer ändern, Anfangs-Passwort setzen“. Oder es ist das Konto eines Administrators, und Sie sind selbst keiner.
• Telefon beim Anlegen. Das Feld gibt es erst danach auf der Seite des Mitarbeiters.
• Rechte wirken sofort. Nehmen Sie jemandem ein Recht weg, merkt er es beim nächsten Klick.

Meldungen

„Bitte den Vornamen angeben.“

Der Vorname fehlt. Tragen Sie ihn ein.

„Bitte den Nachnamen angeben.“

Der Nachname fehlt. Tragen Sie ihn ein.

„Erlaubt sind 3 bis 40 Zeichen: Kleinbuchstaben, Ziffern, Punkt, Bindestrich, Unterstrich.“

Der Benutzername hat falsche Zeichen, zum Beispiel ein Leerzeichen oder ein „ü“. Schreiben Sie anna.mueller statt „Anna Müller“. Oder lassen Sie das Feld leer.

„Dieser Benutzername ist vergeben oder war früher vergeben. …“

Den Namen gibt es schon – oder es gab ihn früher. Dahinter steht oft ein Vorschlag, zum Beispiel „Vorschlag: anna.mueller2“. Nehmen Sie den Vorschlag oder einen anderen Namen.

„Bitte mindestens eine Rolle wählen.“

Jeder Benutzer braucht mindestens eine Rolle. Setzen Sie ein Häkchen.

„Die Administratorrolle vergibt nur ein Administrator.“

Nur ein Administrator darf jemanden zum Administrator machen.

„Ihr Tarif erlaubt … Benutzer; alle Plätze sind belegt.“

Alle Plätze Ihres Vertrags sind belegt. Setzen Sie einen früheren Mitarbeiter auf „Ausgeschieden“ (gesperrt reicht nicht). Oder buchen Sie bei Le Car Systems mehr Plätze.

„Bitte angeben.“

Vorname oder Nachname ist leer. Tragen Sie ihn ein.

„Konten von Administratoren ändert nur ein Administrator.“

Sie wollten das Konto eines Administrators ändern, sind aber selbst keiner.

„Ihre eigenen Rollen und Rechte kann nur ein anderer Administrator ändern.“

Niemand ändert seine eigenen Rollen. Bitten Sie einen anderen Administrator.

„Ihre eigenen Rechte kann nur ein anderer Administrator ändern.“

Wie oben, für Einzelrechte.

„Das ist der letzte Administrator. Vergeben Sie die Rolle zuerst an jemand anderen.“

Sonst gäbe es keinen Administrator mehr. Machen Sie zuerst einen anderen Mitarbeiter zum Administrator.

„Administratoren haben immer alle Rechte; einzelne Rechte lassen sich ihnen nicht entziehen.“

Einem Administrator können Sie kein Recht wegnehmen. Soll er weniger dürfen, geben Sie ihm eine andere Rolle.

„Sich selbst sperren geht nicht. Bitten Sie einen anderen Administrator.“

Sie können Ihr eigenes Konto nicht sperren.

„Ausgeschiedene Benutzer bleiben ausgeschieden. Legen Sie bei Rückkehr einen neuen Zugang an.“

„Ausgeschieden“ lässt sich nicht rückgängig machen. Legen Sie einen neuen Benutzer an.

„Das ist der letzte Administrator und kann nicht gesperrt werden.“

Machen Sie zuerst einen anderen Mitarbeiter zum Administrator.

„Bitte wählen, wer die offenen Aufgaben übernimmt.“

Der Mitarbeiter hat noch offene Aufgaben. Wählen Sie bei „Offene Aufgaben übergeben an“ einen Kollegen oder „Niemandem (ohne Zuständigen)“.

„Die Aufgaben können nur an einen aktiven Benutzer übergeben werden.“

Der gewählte Kollege ist gesperrt oder ausgeschieden. Wählen Sie einen anderen.

„Ihr eigenes Passwort ändern Sie im Profil.“

Für Ihr eigenes Konto gibt es hier kein Anfangs-Passwort. Gehen Sie in Ihr Profil.

„Ihren eigenen Zugang verwalten Sie im Profil.“

Wie oben: Ihre eigenen Anmeldungen und Ihren zweiten Faktor verwalten Sie im Profil.

„Ausgeschiedene Benutzer bekommen kein neues Passwort.“

Ein ausgeschiedener Mitarbeiter kann sich nie mehr anmelden. Legen Sie bei Rückkehr einen neuen Benutzer an.

„Unbekannter Status.“

Ein technischer Fehler beim Ändern des Status. Laden Sie die Seite neu und versuchen Sie es noch einmal.

Siehe auch: Rollen und Rechte, Anmelden und Abmelden, Mein Profil, Easy und Advanced.