5.4Anrufe und Gespräche festhalten
Wie halte ich fest, dass ein Kunde angerufen hat oder was wir besprochen haben?
Am Ende steht mit Datum und Uhrzeit beim Kunden, wer wann mit wem worüber gesprochen hat. Das ist Ihr Beleg für später, zum Beispiel bei einer Reklamation.
Die Karte Korrespondenz finden Sie an zwei Stellen:
- auf der Kundenseite (Menü Kunden › Kunde) – dort stehen alle Einträge dieses Kunden;
- in der Fahrzeugakte, Reiter Aufgaben und Verlauf – dort stehen nur die Einträge zu diesem Auto.
Schritt für Schritt
Beim Kunden
- Öffnen Sie den Kunden.
- In der Karte Korrespondenz wählen Sie bei Zu welchem Fahrzeug? (freiwillig) das Auto, um das es ging. Sie können es auch leer lassen.
- Wählen Sie den Weg: Telefon, Persönlich, E-Mail, Brief, Kurznachricht oder Sonstiges.
- Wählen Sie die Richtung: Kunde hat sich gemeldet oder Wir haben uns gemeldet.
- Schreiben Sie bei Worum ging es? kurz auf, was besprochen wurde.
- Tippen Sie auf Vermerken.
In der Fahrzeugakte
- Öffnen Sie das Auto, Reiter Aufgaben und Verlauf.
- Wählen Sie bei Mit wem? den Kunden.
- Weiter wie oben ab Schritt 3.
Gut zu wissen
- Telefon und Kunde hat sich gemeldet sind schon vorgewählt. Für einen eingehenden Anruf tippen Sie also nur den Text.
- Jeder Eintrag zeigt: Datum und Uhrzeit, Weg, eingehend oder ausgehend, und wer ihn geschrieben hat. Ein Pfeil nach unten heißt eingehend, nach oben ausgehend.
- Beim Kunden steht bei jedem Eintrag das Auto dabei, im Auto der Kunde. Beides ist antippbar.
- Bei Zu welchem Fahrzeug? stehen nur Autos, mit denen der Kunde schon zu tun hatte: Kauf, Ankauf, Angebot, Reservierung oder Probefahrt.
- Bei Mit wem? in der Fahrzeugakte stehen die 200 zuletzt bearbeiteten Kunden. Ist ein Kunde nicht dabei, vermerken Sie das Gespräch auf seiner Kundenseite.
- Einträge mit einem blauen Abzeichen „Le Car Systems (…)“ hat ein Mitarbeiter von Le Car Systems in Ihrem Auftrag geschrieben. Siehe Einen Fall an Le Car Systems abgeben.
Korrespondenz oder Notiz?
| Korrespondenz | Notiz | |
|---|---|---|
| Wofür | Kontakt mit dem Kunden | Hinweis für Kollegen |
| Beispiel | „Kunde hat angerufen, will Rabatt“ | „@Klaus bitte noch tanken“ |
| Später ändern | nie | nur 15 Minuten lang |
Mehr zu Notizen: Notizen, Nachrichten und die Glocke.
Rechte und Modul
Die Karte gibt es nur, wenn Ihr Betrieb das Modul „Kontaktkorrespondenz und E-Mail-Versand“ hat. Sehen dürfen Sie sie mit dem Recht „Korrespondenz mit Kontakten ansehen“. Für das Formular brauchen Sie „Korrespondenz erfassen“. Fehlt das Formular, fragen Sie Ihren Administrator.
Achtung: typische Fehler
- Ein Eintrag lässt sich nicht ändern oder löschen. Das ist Absicht: Er ist ein Beleg. Haben Sie sich vertan, schreiben Sie einen neuen Eintrag mit der Korrektur.
- E-Mails werden nicht verschickt. Mit Weg E-Mail halten Sie nur fest, dass Sie eine E-Mail geschrieben haben. Audaba verschickt derzeit keine E-Mails.
- Eintrag fehlt in der Fahrzeugakte. Dort stehen nur Einträge, bei denen ein Fahrzeug gewählt wurde. Einträge ohne Fahrzeug finden Sie auf der Kundenseite.
Meldungen
„Worum ging es? Bitte kurz notieren, z. B. „holt den Opel erst Freitag“.“
Das Feld Worum ging es? ist leer. Schreiben Sie in ein paar Worten, was besprochen wurde, und tippen Sie noch einmal auf Vermerken.
„Noch nichts vermerkt.“
Zu diesem Kunden oder Auto gibt es noch keinen Eintrag. Das ist kein Fehler.
Siehe auch: Kunden anlegen und finden, Notizen, Nachrichten und die Glocke, Garantie und Reklamationen, Die Fahrzeugakte.