Notizen, Nachrichten und die Glocke

Am Ende weiß Ihr Kollege Bescheid – ohne Zettel und ohne Anruf. Er sieht an der Glocke oben rechts, dass etwas Neues für ihn da ist.

Es gibt drei Wege:

Schritt für Schritt

Eine Notiz schreiben

1. Öffnen Sie das Auto, den Kunden, den Verkauf oder den Ankauf.
2. In der Karte Notizen schreiben Sie Ihren Text in das Feld.
3. Tippen Sie auf Speichern.

Notizen sind intern. Sie erscheinen nie in einem Vertrag oder Ausdruck.

Einen Kollegen erwähnen (@)

1. Tippen Sie in der Notiz ein @.
2. Eine Liste mit Kollegen erscheint. Tippen Sie weiter, zum Beispiel „@Kl“, dann wird sie kürzer.
3. Wählen Sie den Kollegen mit Maus oder Finger, oder mit den Pfeiltasten und Enter.
4. Schreiben Sie den Rest, zum Beispiel „@Klaus bitte noch tanken“.
5. Tippen Sie auf Speichern.

Klaus bekommt an der Glocke: „Anna Schulz hat Sie erwähnt: „@Klaus bitte noch tanken““. Tippt er darauf, landet er direkt beim Auto.

Eine Notiz korrigieren oder löschen

Eigene Notizen können Sie 15 Minuten lang ändern.

1. Tippen Sie unter Ihrer Notiz auf Korrigieren.
2. Ändern Sie den Text und tippen Sie auf Speichern. Oder tippen Sie auf Löschen und bestätigen Sie.

Aus einer Notiz eine Aufgabe machen

Tippen Sie unter der Notiz auf Als Aufgabe. Die erste Zeile wird der Titel, der ganze Text die Beschreibung. Die Aufgabe hängt am selben Auto oder Kunden.

Eine Nachricht schreiben

1. Menü Nachrichten.
2. Tippen Sie auf Neue Nachricht.
3. Bei An (mehrere möglich, auch eine Rolle) haken Sie einen oder mehrere Kollegen an. Oder eine ganze Rolle, zum Beispiel „Alle mit Rolle Werkstatt“.
4. Schreiben Sie bei Nachricht Ihren Text.
5. Tippen Sie auf Senden.

Eine Nachricht zu einem bestimmten Auto schreiben Sie direkt in der Akte: Karte Notizen › Nachricht dazu schreiben. Sie erscheint dann in den Notizen des Autos, aber nur für Sie und die Empfänger sichtbar.

Die Glocke

1. Oben rechts steht die Glocke. Eine rote Zahl zeigt, wie viel Neues da ist.
2. Tippen Sie auf die Glocke. Die Liste Benachrichtigungen öffnet sich, Ungelesenes zuerst.
3. Tippen Sie auf einen Eintrag. Sie landen direkt beim Auto, der Aufgabe oder dem Fall. Der Eintrag gilt dann als gelesen.
4. Mit Alle als gelesen markieren machen Sie die ganze Liste auf einmal gelesen.

Gut zu wissen

Wann die Glocke klingelt

Sie können unter Glocke › Einstellen wählen, wofür Sie benachrichtigt werden. Am Anfang ist alles eingeschaltet:

• Mir wurde eine Aufgabe zugewiesen
• Ich wurde in einer Notiz erwähnt
• Ich habe eine Nachricht erhalten
• Eine Reservierung von mir ist abgelaufen
• Ein Käufer hat etwas reklamiert
• Le Car Systems hat geantwortet oder bittet um eine Freigabe

Nehmen Sie Haken weg und tippen Sie auf Speichern. Benachrichtigungen kommen derzeit nur in Audaba, nicht per E-Mail.

Weitere Regeln

• Wer etwas auslöst, wird selbst nie benachrichtigt.
• Die rote Zahl an der Glocke zählt ungelesene Benachrichtigungen und ungelesene Nachrichten zusammen. Am Menü Nachrichten steht die Zahl der ungelesenen Nachrichten.
• Gelesene Benachrichtigungen löscht Audaba nach 30 Tagen.
• Eine Nachricht an eine Rolle geht an alle aktiven Kollegen mit dieser Rolle. Gesperrte und ausgeschiedene Kollegen bekommen nichts.
• Haben zwei Kollegen denselben Vornamen, fügt die @-Liste den ganzen Namen ein. Schreiben Sie selbst nur „@Klaus“, werden alle Kollegen mit Vornamen Klaus benachrichtigt.
• Die Notizen-Karte zeigt die neuesten 50 Einträge, die neuesten oben.

Nachrichten-Reiter

Rechte und Module

• Notizen schreiben darf jeder, der das Auto, den Kunden oder den Vorgang sehen darf.
• Als Aufgabe braucht das Recht „Aufgaben anlegen“.
• Neue Nachricht und Nachricht dazu schreiben brauchen das Recht „Interne Nachrichten senden“ und das Modul „Interne Kommunikation“. Ohne dieses Modul fehlt das Menü Nachrichten ganz.
• „Alle internen Nachrichten sehen“ hat von Anfang an niemand, auch der Administrator nicht. Es muss einzeln vergeben werden.

Achtung: typische Fehler

• „Als Aufgabe“ ohne Zuständigen. Die Aufgabe aus einer Notiz hat keinen Zuständigen und keine Frist. Niemand wird benachrichtigt. Öffnen Sie danach die Aufgaben und tragen Sie Zuständig und Frist ein.
• Nachrichten sind schon gelesen. Sobald Sie Nachrichten › Eingang öffnen, gelten alle Nachrichten als gelesen – auch die, die Sie nur überflogen haben.
• Antworten geht nicht. Auf eine Nachricht kann man nicht direkt antworten. Schreiben Sie eine neue Nachricht an den Absender.
• Nachrichten löschen geht nicht. Gesendet ist gesendet.
• Notiz nach 15 Minuten. Danach lässt sie sich nicht mehr ändern. Schreiben Sie eine neue Notiz mit der Korrektur.
• Glocke ist leer, obwohl erwähnt. Der Kollege hat die Benachrichtigung für diesen Anlass vielleicht abgeschaltet. Oder er hat sich selbst erwähnt.

Meldungen

„Die Notiz ist leer.“

Sie haben auf Speichern getippt, ohne etwas zu schreiben. Schreiben Sie zuerst den Text.

„Die Notiz ist leer. Zum Entfernen bitte „Löschen“ wählen.“

Beim Korrigieren haben Sie den ganzen Text gelöscht. Wollen Sie die Notiz entfernen, tippen Sie auf Löschen.

„Eine Notiz lässt sich nur vom Verfasser und nur in den ersten 15 Minuten ändern.“

Die Notiz ist älter als 15 Minuten oder stammt von einem Kollegen. Schreiben Sie eine neue Notiz.

„Diese Notiz löschen?“

Audaba fragt nach, bevor Ihre Notiz gelöscht wird. Tippen Sie auf OK, wenn Sie sicher sind.

„Notiz gespeichert. … Kollege(n) benachrichtigt.“

Die Notiz ist gespeichert. Die Zahl sagt, wie viele erwähnte Kollegen eine Benachrichtigung bekommen haben.

„Aufgabe aus der Notiz angelegt.“

Die Aufgabe steht jetzt beim Auto oder Kunden – ohne Zuständigen und ohne Frist. Tragen Sie beides in den Aufgaben nach.

„Die Nachricht ist leer.“

Das Feld Nachricht ist leer. Schreiben Sie Ihren Text.

„An wen geht die Nachricht? Bitte mindestens eine Person oder Rolle wählen.“

Sie haben keinen Empfänger gewählt – oder nur sich selbst. Wählen Sie bei An mindestens einen Kollegen oder eine Rolle.

„Keine Benachrichtigungen.“

Es gibt nichts Neues für Sie. Audaba zeigt hier nur, was Sie tun sollten.

„Alle als gelesen markiert.“

Alle Benachrichtigungen gelten als gelesen. Die rote Zahl an der Glocke zählt jetzt nur noch ungelesene Nachrichten.

Siehe auch: Aufgaben, Anrufe und Gespräche festhalten, Der Bildschirm im Überblick, Mein Profil, Rollen und Rechte.