Datenschutz: Auskunft, Werbung, Anonymisieren

Am Ende haben Sie die Anfrage des Kunden richtig erledigt: Auskunft als PDF, Werbung erlaubt oder verboten, oder seine persönlichen Daten entfernt – ohne Unterlagen zu verlieren, die Sie aufheben müssen.

Alle drei Dinge finden Sie auf der Kundenseite. Rechts steht die Zeile Datenschutz – „Auskunft, Löschung oder Anonymisierung“. Die Werbeeinwilligung steht direkt darüber.

Schritt für Schritt

Der Kunde will wissen, was gespeichert ist (Auskunft)

Jeder Kunde darf fragen, welche Daten Sie über ihn haben. Das steht in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO, Artikel 15).

1. Öffnen Sie den Kunden (Menü Kunden).
2. Tippen Sie rechts auf Datenschutz.
3. In der Karte Auskunft tippen Sie auf Datenauskunft als PDF.
4. Das PDF öffnet sich in einem neuen Fenster. Drucken Sie es aus oder geben Sie es dem Kunden.

Im PDF steht alles zu diesem Kunden: Name und Anschrift, Telefon und E-Mail, Bankverbindung (nur die letzten 4 Stellen), Ausweisdaten, alle Käufe, Ankäufe, Angebote, Probefahrten, Reservierungen und Werkstattaufträge, Korrespondenz, Notizen und die Liste seiner Dokumente.

Das PDF wird nicht abgelegt. Audaba merkt sich aber im Protokoll, dass eine Auskunft erstellt wurde.

Werbung erlaubt oder nicht (Werbeeinwilligung)

Werbung per Brief, E-Mail oder Telefon dürfen Sie nur schicken, wenn der Kunde zugestimmt hat.

1. Öffnen Sie den Kunden.
2. Rechts in der Karte Werbeeinwilligung steht der Stand: „Nicht erteilt“, „Erteilt am …“ oder „Widerrufen am …“.
3. Hat der Kunde zugestimmt, tippen Sie auf Einwilligung erfassen. Audaba speichert Datum, Uhrzeit und „Persönlich erklärt, erfasst von“ mit Ihrem Namen.
4. Will der Kunde keine Werbung mehr, tippen Sie auf Widerrufen.

Nach einem Widerruf bleibt sichtbar, wann er zugestimmt hatte. So können Sie später zeigen, dass Ihre Werbung bis dahin erlaubt war.

Im Kaufvertrag gibt es für die Werbung ein eigenes Kreuz. Im Verkauf steht beim Käufer „· Werbung erlaubt“, wenn er zugestimmt hat.

Der Kunde will, dass seine Daten gelöscht werden

1. Öffnen Sie den Kunden und tippen Sie rechts auf Datenschutz.
2. Lesen Sie die Karte Löschen. Dort steht, was eine Löschung verhindert und bis wann.
3. Steht dort „Nichts hindert.“: Gehen Sie zurück auf die Kundenseite und tippen Sie auf In den Papierkorb. Nach 90 Tagen löscht Audaba ihn endgültig.
4. Stehen dort Käufe oder Ankäufe mit „Aufbewahrung bis …“: Dann dürfen Sie nicht löschen. Anonymisieren Sie stattdessen (nächster Abschnitt).

Anonymisieren

1. Auf der Seite Datenschutz, Karte Anonymisieren.
2. Schreiben Sie in das Feld das Wort anonymisieren.
3. Tippen Sie auf Unwiderruflich anonymisieren.

Gut zu wissen

Warum Sie nicht einfach löschen dürfen

Für jeden Verkauf und Ankauf gibt es eine Aufbewahrungspflicht. Das Finanzamt darf Jahre später prüfen, ob Ihre Steuer stimmt. Dafür müssen Verträge, Quittungen und Belege noch da sein – auch mit dem Namen des Kunden.

Diese Pflicht geht dem Löschwunsch vor. Der Ausweg ist das Anonymisieren (Wörterbuch).

Was beim Anonymisieren passiert

Das lässt sich nicht rückgängig machen. Danach steht in der Karte „Dieser Kontakt ist anonymisiert.“

Rechte

Die Rollen Verkäufer und Büro haben „Kontakte exportieren“ und „Kontakte in den Papierkorb legen“ von Anfang an nicht. Das darf meist nur der Inhaber oder der Administrator.

Achtung: typische Fehler

• Erst abschließen, dann anonymisieren. Solange ein Verkauf noch nicht übergeben, ein Ankauf noch nicht abgewickelt oder eine Reservierung noch aktiv ist, geht es nicht. Schließen Sie den Vorgang ab oder brechen Sie ihn ab.
• Der Name steht noch im PDF. Ausgestellte Verträge bleiben, wie sie sind. Das ist gewollt, wegen der Aufbewahrungspflicht.
• Notizen an anderer Stelle. Geleert werden nur Notizen und Korrespondenz am Kunden selbst. Haben Sie den Namen in eine Notiz in der Fahrzeugakte oder im Verkauf geschrieben, bleibt er dort stehen. Schreiben Sie Kundennamen deshalb möglichst nicht in Fahrzeug-Notizen.
• Aus einer Firma wird „privat“. Eine anonymisierte Firma steht danach als Privatperson in der Liste.

Meldungen

„Dafür fehlt das Recht „Kontakte exportieren“.“

Sie dürfen keine Datenauskunft erstellen. Bitten Sie Ihren Administrator oder den Inhaber, die Auskunft zu erstellen – oder Ihnen das Recht zu geben.

„Dafür fehlt das Recht „Kontakte in den Papierkorb legen“.“

Sie dürfen nicht anonymisieren. Dafür braucht man dasselbe Recht wie zum Löschen eines Kontakts. Fragen Sie Ihren Administrator.

„Bitte zur Bestätigung das Wort „anonymisieren“ eingeben.“

Im Feld steht nicht genau das Wort anonymisieren. Das Wort ist eine Sicherung, damit niemand aus Versehen Daten entfernt. Schreiben Sie es noch einmal, ohne Anführungszeichen.

„Solange ein Verkauf, Ankauf oder eine Reservierung offen ist, lässt sich der Kontakt nicht anonymisieren: …“

Hinter dem Doppelpunkt steht, was noch offen ist. Zum Beispiel „Verkauf V2026-0042“ oder „Reservierung bis 30.10.2026“. Schließen Sie das ab oder brechen Sie es ab. Danach anonymisieren.

„Dieser Kontakt ist schon anonymisiert.“

Der Kunde wurde bereits anonymisiert. Es gibt nichts mehr zu tun.

„Kontakt anonymisiert. Verkäufe, Ankäufe und Beträge bleiben für die Aufbewahrung erhalten.“

Fertig. Die persönlichen Daten sind entfernt. Käufe und Beträge sind für das Finanzamt noch da.

„Nichts hindert. Der Kontakt kann auf seiner Seite in den Papierkorb gelegt werden und wird nach der Frist endgültig gelöscht.“

Der Kunde hat keine Unterlagen, die Sie aufbewahren müssen. Sie dürfen ihn löschen: Kundenseite › In den Papierkorb.

„Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Handels- und Steuerrecht, Geldwäschegesetz) gehen der Löschung vor. Der Ausweg ist die Anonymisierung.“

Darüber steht, welche Unterlagen bis wann bleiben müssen. Löschen geht nicht. Anonymisieren Sie den Kunden.

Siehe auch: Kunden anlegen und finden, Protokoll und Papierkorb, Barzahlung ab 10.000 €, Dokumente finden, Rollen und Rechte.