Betriebsregeln

Am Ende arbeitet Audaba so, wie Ihr Betrieb es will. Jede Regel gilt für alle Mitarbeiter.

Jede Regel hat einen sinnvollen Standard (so ist sie eingestellt, solange niemand sie ändert). Sie müssen also nichts einstellen. Ändern Sie nur, was bei Ihnen anders laufen soll.

Schritt für Schritt

1. Menü Einstellungen › Stammdaten › Betriebsregeln.
2. Setzen oder entfernen Sie Häkchen. Wählen Sie Werte aus den Listen. Tragen Sie Zahlen ein.
3. Tippen Sie unten auf Speichern.
4. Oben erscheint „Betriebsregeln gespeichert.“

Wer darf was ändern

• Ansehen darf, wer das Recht „Stammdaten ansehen“ hat.
• Ändern darf, wer das Recht „Stammdaten ändern“ hat. Ohne dieses Recht ist alles grau und es gibt keinen Speichern-Knopf.
• Vier Regeln sind für die Sicherheit wichtig. Diese ändert nur, wer zusätzlich das Recht „Einstellungen des Betriebs ändern“ hat:
• Kapitalbindung und Deckungsbeitrag auf der Startseite zeigen
• Sitzungsdauer
• Zweiter Faktor für alle Benutzer verpflichtend
• Fahrzeugschein per QR-Code: Anmeldung auf dem Handy verlangen

Ohne dieses Recht sind die vier Regeln grau. Alle anderen können Sie trotzdem ändern.

Jede Änderung steht im Protokoll: wer, wann, alter und neuer Wert.

Die Regeln einzeln

Vergabe der internen Fahrzeugnummer

Was sie bewirkt: Jedes Auto bekommt eine interne Nummer. Hier wählen Sie, woher sie kommt:

• Vom System fortlaufend (z. B. 2026-0123): Audaba zählt hoch. Jedes Jahr beginnt neu bei 1.
• Immer selbst vergeben (z. B. Nummer des Schlüsselanhängers): Beim Anlegen müssen Sie die Nummer selbst eintragen. Höchstens 20 Zeichen: Buchstaben, Ziffern und / . _ -. Jede Nummer gibt es nur einmal.
• Zufallsnummer, eindeutig: Audaba vergibt eine zufällige Nummer, die es nur einmal gibt.

Standard: Vom System fortlaufend.

Wann ändern: Wenn Ihre Schlüssel am Brett schon Nummern haben und die Akte dieselbe Nummer tragen soll.

Vertragsnummer im Kaufvertrag drucken

Was sie bewirkt: Die Vertragsnummer steht auf dem Kaufvertrag.

Standard: an.

Wann ändern: Wenn Sie die Nummer bei Privatverkäufen nicht auf dem Papier haben wollen. Bei Regelbesteuerung (Umsatzsteuer wird ausgewiesen) steht sie trotzdem immer drauf. Dann ist der Vertrag zugleich die Rechnung, und eine Rechnung braucht eine Nummer.

Ankaufvertrag mit der Klausel über nicht erwähnte Mängel

Was sie bewirkt: Der Ankaufvertrag bekommt diese Bedingung: „Bei eventuellen nicht erwähnten Mängeln ist der Käufer berechtigt, diese auf Kosten der verkaufenden Person bis zur Höhe des Fahrzeugwertes, höchstens jedoch 5.000 Euro, beheben zu lassen. Entsprechende Ansprüche verjähren vier Monate nach der Haftungsübergabe des Fahrzeuges.“

Standard: aus.

Wann ändern: Wenn Sie die Klausel im Vertrag haben wollen. Sie ist rechtlich umstritten und hält vor Gericht wahrscheinlich nicht. Sie soll vor allem zeigen, dass die verkaufende Person Mängel ehrlich angeben muss. Fragen Sie im Zweifel Ihren Anwalt. Die Regel gilt für Verträge, die Sie danach ausstellen. Siehe Was im Ankaufvertrag steht.

Kopf des Preisschilds

Was sie bewirkt: Was oben auf dem Preisschild steht: „Firmenname“, „Logo“ oder „Logo und Firmenname“.

Standard: Firmenname.

Wann ändern: Wenn Sie ein Logo haben und es auf dem Preisschild zeigen wollen. Ohne hochgeladenes Logo druckt Audaba immer den Firmennamen. Das Logo laden Sie unter Firmendaten und Logo hoch.

Standzeit, ab der ein Fahrzeug als Langsteher gilt (Tage)

Was sie bewirkt: Ein Langsteher ist ein Auto, das schon lange auf dem Hof steht. Die Standzeit zählt ab dem Tag, an dem das Auto eingetroffen ist. Ab dieser Zahl an Tagen:

• zeigt die Startseite unter „Was ist auffällig“ den Hinweis „… Tage Standzeit: …“,
• findet die Fahrzeugliste das Auto unter „Langsteher“.

Standard: 90 Tage. Erlaubt: 1 bis 999.

Wann ändern: Wenn Ihre Autos meist schneller oder langsamer verkauft werden.

Kapitalbindung und Deckungsbeitrag auf der Startseite zeigen

Ganze Beschriftung: „Kapitalbindung und Deckungsbeitrag auf der Startseite zeigen (nur für Benutzer mit dem Recht „Ergebnis und Marge sehen“)“.

Was sie bewirkt: Die Startseite zeigt zwei Kacheln mehr: Kapitalbindung (wie viel Geld in den Autos auf dem Hof steckt) und Deckungsbeitrag des Monats (was am Verkauf verdient wurde, ohne Miete und Personal). Nur wer das Recht „Ergebnis und Marge sehen“ hat, sieht sie.

Standard: aus.

Wann ändern: Wenn der Chef diese Zahlen jeden Morgen sehen will. Nur mit „Einstellungen des Betriebs ändern“ änderbar.

Größe gespeicherter Fahrzeug- und Schadenfotos

Ganze Beschriftung: „Größe gespeicherter Fahrzeug- und Schadenfotos (längste Seite; gilt für neu hochgeladene Fotos)“.

Was sie bewirkt: Wie groß Audaba Fotos zum Ansehen speichert. Gemessen an der längsten Seite. Zur Wahl: „1280 Pixel (klein, bisherige Größe)“, „1920 Pixel (Full HD)“, „2560 Pixel (Standard)“, „3200 Pixel“, „4000 Pixel (etwa volle Handykamera)“, „Originalgröße, nicht verkleinern“.

Standard: 2560 Pixel.

Wann ändern: Größer, wenn Sie Kratzer im Vollbild genauer sehen wollen. Kleiner, wenn Sie Speicherplatz sparen wollen.

Aus Datenbanken ergänzte Angaben prüfen lassen

Ganze Beschriftung: „Aus Datenbanken ergänzte Angaben (Typdaten zu HSN/TSN) nach dem Anlegen einzeln prüfen lassen – Ungeprüftes ist in der Akte gelb markiert“.

Was sie bewirkt: Beim Anlegen ergänzt Audaba Angaben aus Datenbanken, z. B. Getriebe oder Türen. Diese wurden nicht am Auto abgelesen. Mit dieser Regel öffnet sich nach dem Anlegen das Fenster Ergänzte Angaben prüfen. Sie haken jede Angabe als „stimmt“ ab oder korrigieren sie. Was Sie überspringen, bleibt in der Akte gelb markiert. Mehr unter Ergänzte Angaben prüfen.

Standard: an.

Wann ändern: Eher nicht. Ausschalten nur, wenn Sie jede Angabe ohnehin beim Anlegen genau vergleichen.

FIN-Abgleich

Ganze Beschriftung: „Fahrgestellnummer mit bekannten FIN-Anfängen abgleichen (Zulassungsdaten Finnland): Hinweis, wenn Anfang und Marke nicht zusammenpassen, Vorschlag bei verlesenen Zeichen – ändert nie selbst etwas“.

Was sie bewirkt: Die FIN ist die Fahrgestellnummer (17 Zeichen). Ihre ersten Stellen verraten Hersteller und Modell. Audaba vergleicht sie mit den Anfängen echter Autos aus dem finnischen Zulassungsregister.

• Passt der Anfang nicht zur Marke, erscheint ein Hinweis.
• Ist ein Zeichen wohl falsch gelesen oder vertippt, erscheint ein Vorschlag.
• Audaba ändert nie selbst etwas. Sie entscheiden.

Ob die Daten dafür eingelesen sind, sehen Sie unter Datenquellen im Kasten FIN-Abgleich.

Standard: an.

Wann ändern: Wenn Sie viele Sonderfahrzeuge oder Importe haben und die Hinweise stören.

Reservierungsdauer als Vorschlag (Tage)

Wofür sie gedacht ist: Als Vorschlag, wie viele Tage eine Reservierung gilt. Das Datum „Reserviert bis einschließlich“ tragen Sie bei jeder Reservierung selbst ein. Siehe Angebot machen und reservieren.

Standard: 7 Tage. Erlaubt: 1 bis 999.

Verkaufsfreigabe nur mit abgeschlossener Eingangsprüfung

Was sie bewirkt: Ein Auto lässt sich erst zum Verkauf freigeben, wenn die Eingangsprüfung abgeschlossen ist. Gemeint ist jede aktive Checkliste mit dem Auslöser „Beim Eintreffen“. Gibt es keine solche Checkliste, sperrt die Regel nichts.

Standard: aus.

Wann ändern: Wenn kein Auto in den Verkauf soll, bevor die Werkstatt es durchgesehen hat.

Sitzungsdauer (Stunden, 1 bis 12)

Was sie bewirkt: Wer so viele Stunden nichts in Audaba tut, wird automatisch abgemeldet. Länger als 12 Stunden geht nie. Wer bei der Anmeldung „angemeldet bleiben“ wählt, bleibt länger angemeldet. Auf Geräten, die mehrere Mitarbeiter teilen, gelten höchstens 2 Stunden.

Standard: 12 Stunden.

Wann ändern: Kürzer, wenn Rechner offen im Verkaufsraum stehen. Nur mit „Einstellungen des Betriebs ändern“ änderbar. Mehr unter Anmelden und Abmelden.

Zweiter Faktor für alle Benutzer verpflichtend

Was sie bewirkt: Der zweite Faktor ist ein Code aus einer App auf dem Handy, zusätzlich zum Passwort. Mit dieser Regel muss jeder Mitarbeiter ihn einrichten. Ohne die Regel gilt die Pflicht nur für Rollen, bei denen sie eingestellt ist.

Standard: aus.

Wann ändern: Wenn Sie Ihren Betrieb besser schützen wollen. Ein gestohlenes Passwort allein reicht dann nicht mehr. Nur mit „Einstellungen des Betriebs ändern“ änderbar. Mehr unter Zweiter Faktor.

Fahrzeugschein per QR-Code: Anmeldung auf dem Handy verlangen

Ganze Beschriftung: „Fahrzeugschein per QR-Code mit dem Handy scannen: Anmeldung auf dem Handy verlangen“.

Was sie bewirkt: Am Computer zeigt Audaba einen QR-Code. Damit fotografieren Sie den Fahrzeugschein mit dem Handy.

• Aus: Der QR-Code allein reicht. Er gilt 1 Stunde und nur für ein Handy.
• An: Das Handy muss zusätzlich in Audaba angemeldet sein.

Standard: aus.

Wann ändern: Wenn Sie ganz sicher gehen wollen, dass nur angemeldete Mitarbeiter scannen. Nur mit „Einstellungen des Betriebs ändern“ änderbar. Siehe Fahrzeug per Foto vom Fahrzeugschein anlegen.

Hilfesymbol an Fehlermeldungen und Warnungen

Ganze Beschriftung: „Hilfesymbol (?) an Fehlermeldungen und Warnungen zeigen, das zur passenden Stelle im Handbuch führt (jeder Benutzer kann es zusätzlich in seinem Profil abschalten)“.

Was sie bewirkt: An roten und gelben Meldungen steht ein kleines Fragezeichen. Ein Tipp darauf öffnet die passende Erklärung in diesem Handbuch.

• Aus: Niemand im Betrieb sieht die Fragezeichen an Meldungen. Im Profil ist das Häkchen dann grau.
• Der Hilfe-Knopf oben rechts bleibt immer, auch wenn die Regel aus ist.
• Ist die Regel an, kann jeder Benutzer das Fragezeichen zusätzlich in seinem Profil für sich abschalten.

Standard: an.

Wann ändern: Wenn alle Mitarbeiter Audaba gut kennen und die Fragezeichen stören. Wie es genau geht, steht unter Hilfesymbole abschalten.

Achtung: typische Fehler

• Eine Regel ist grau, obwohl Sie Stammdaten ändern dürfen. Es ist eine der vier Sicherheitsregeln. Dafür brauchen Sie „Einstellungen des Betriebs ändern“. Der Hinweis unter dem Formular nennt alle vier.
• „Immer selbst vergeben“ gewählt – jetzt fragt Audaba bei jedem Auto nach einer Nummer. Das ist so gewollt. Ohne Nummer lässt sich kein Auto mehr anlegen.
• Neue Fotogröße wirkt nicht. Sie gilt nur für neue Fotos.
• Langsteher: Startseite und Liste zählen leicht anders. Die Startseite zeigt ein Auto schon am Tag, an dem es genau die eingestellte Zahl an Tagen steht. Der Filter „Langsteher“ in der Fahrzeugliste zeigt es erst ab dem Tag danach.
• Vertragsnummer trotz „aus“ gedruckt. Bei Regelbesteuerung wird sie immer gedruckt (siehe oben).

Meldungen

„Bitte eine ganze Zahl von … bis … angeben.“

In einem Zahlenfeld steht etwas Falsches: ein Komma, Buchstaben oder eine Zahl außerhalb der Grenzen. Das Feld ist rot markiert. Tragen Sie eine ganze Zahl ein, z. B. „90“. Gespeichert wird erst, wenn alle Zahlen stimmen.

Weitere Meldungen, die von diesen Regeln kommen, sind dort erklärt, wo sie erscheinen:

• „Zuerst die Eingangsprüfung abschließen …“ – siehe Zum Verkauf freigeben.
• „Bitte eine Nummer mit höchstens 20 Zeichen angeben …“ beim Anlegen – siehe Ein Fahrzeug anlegen.

Siehe auch: Einstellungen im Überblick, Datenquellen, Rollen und Rechte, Mein Profil, So finden Sie Hilfe.