Die Fahrzeugakte

Am Ende wissen Sie, wo in der Akte was steht und wie Sie jede Angabe ändern. Die Akte ist die Mappe zu einem Auto: Technik, Papiere, Preis, Fotos, Kosten, Verkauf – alles an einer Stelle.

Sie öffnen die Akte, indem Sie in der Fahrzeugliste auf den Namen des Autos tippen. Siehe Fahrzeuge finden.

So ist die Akte aufgebaut

Oben: der Kopf

Ganz oben stehen Bild und Name des Autos. Darunter eine Zeile mit dem Wichtigsten, zum Beispiel:

„2026-0123 · HH-AB 123 · Verfügbar · 14.900,00 € brutto · 38 Tage Standzeit · Durchgang 1 · Pkw · Auf dem Platz: A12“

Daneben stehen Papiere und Schlüssel auf einen Blick, zum Beispiel „ZB I ✓ · ZB II ✗ · 2 Schlüssel“.

• ✓ heißt vorhanden, ✗ heißt nicht vorhanden, ? heißt unbekannt.
• ZB I ist der Fahrzeugschein, ZB II der Fahrzeugbrief.
• HU-Bericht, COC und ABE erscheinen nur, wenn dazu etwas eingetragen ist.
• „HU neu bei Übergabe“ erscheint, wenn Sie das dem Käufer zugesagt haben.
• Wurde das Auto per Foto angelegt, öffnet ein Tipp auf ZB I das Foto des Fahrzeugscheins. Das geht nur mit dem Recht „Dokumente ansehen“.

In der Mitte: die Reiter

Manche Reiter fehlen, wenn Ihr Betrieb das Modul nicht gebucht hat: Zustand (Modul „Zustandserfassung“), Räder („Rädermanagement“), Inserat („Vermarktung und Inserate“). Der Reiter Kosten fehlt ohne das Recht „Kosten eines Fahrzeugs sehen“.

Rechts: das Tägliche

Rechts steht immer, was Sie jeden Tag brauchen:

• Stand – hier wechseln Sie den Stand, zum Beispiel Zum Verkauf freigeben. Siehe Stand, Standort und Verkaufsfreigabe.
• Was ist zu tun – bis zu fünf Hinweise, zum Beispiel „Angebotspreis festlegen“ oder „Hauptuntersuchung abgelaufen“. Tippen Sie darauf, springt Audaba an die richtige Stelle. Ist nichts offen, steht „Alles erledigt.“
• Verkaufen oder Zum Verkauf – startet den Verkauf. Siehe Einen Verkauf vorbereiten.
• Preis – Angebotspreis, „verhandelbar“ oder „Festpreis“. Mit dem Recht dazu auch der Mindestverkaufspreis und der Spielraum. Mit Preise ändern kommen Sie zum Reiter Preis und Zubehör.
• Aufenthalt – wo das Auto gerade ist. Siehe Stand, Standort und Verkaufsfreigabe.
• Notizen – interne Notizen für Kollegen. Siehe Notizen, Nachrichten und die Glocke.
• In den Papierkorb – siehe Ein Fahrzeug löschen.

Schritt für Schritt: eine Angabe ändern

Ein einzelnes Feld (Click & Edit)

Jedes Feld in der Akte ist gleich ein Eingabefeld. Das nennt sich Click & Edit.

1. Tippen Sie in das Feld, zum Beispiel Kilometerstand.
2. Tippen Sie den neuen Wert ein, zum Beispiel 87500.
3. Verlassen Sie das Feld (woanders hintippen) oder drücken Sie die Eingabetaste.

Audaba speichert sofort und zeigt kurz „Gespeichert.“. Leere Felder zeigen „Noch nicht angegeben“.

Einen ganzen Kasten auf einmal

1. Tippen Sie oben rechts am Kasten auf Bearbeiten (Stift).
2. Ändern Sie die Felder.
3. Tippen Sie auf Speichern. Mit Abbrechen verwerfen Sie die Änderungen.

Audaba meldet zum Beispiel „2 Angaben gespeichert.“ oder „Nichts geändert.“. Ein ungültiger Wert bleibt rot im offenen Kasten stehen. Die anderen sind gespeichert.

Wie man Datum, Beträge und Kurzformen eintippt (zum Beispiel „heute“, „14,9k“ oder „02/27“), steht unter Angaben eintragen und ändern.

Der Reiter „Fahrzeugdaten“

Die Angaben stehen in Kästen:

• Fahrzeug: Bezeichnung, Interne Nummer, Fahrgestellnummer.
• Papiere und Schlüssel: Fahrzeugschein (ZB I) und Fahrzeugbrief (ZB II) vorhanden, Briefnummer (ZB II, steht im Fahrzeugschein in Feld 16), HU-Bericht, COC-Papier (EU-Bescheinigung des Herstellers), ABE (Allgemeine Betriebserlaubnis), Aufbewahrungsort der Papiere, Papiere bei der Bank, Anzahl Schlüssel, Anzahl WFS-Schlüssel (Schlüssel mit Wegfahrsperre, mit denen der Motor startet), Standheizungs-Fernbedienungen, LM-Sicherung (Adapter für das Felgenschloss), Schlüssel laut Vorbesitzer, Aufbewahrungsort Schlüssel.
• Laufend: Kilometerstand, „abgelesen am“, „Kilometerstand ist“ (Abgelesen, Geschätzt, Unbekannt), Hauptuntersuchung (Monat/Jahr), HU neu bei Übergabe, Erstzulassung, Vorhalter (Zahl der Halter vor Ihnen).
• Wartungszustand: Scheckheftgepflegt, Scheckheft vorhanden, Rechnungen vorhanden, Letzte Inspektion, Wartung ist fällig, Zahnriemen getauscht und fällig, Steuerkette getauscht, macht Geräusche und Wechsel fällig, Klimaservice durchgeführt am und fällig. Steht im Ankaufvertrag; Sie können es auch beim Ankauf eintragen. Siehe Ein Fahrzeug ankaufen.
• Typ: Hersteller, Modell, Handelsbezeichnung (D.3), Ausstattungslinie, HSN, TSN, Fahrzeugart.
• Antrieb: Kraftstoffart, Leistung (kW), Leistung in PS, Hubraum, Höchstgeschwindigkeit, Zylinder, Getriebe, Automatikart, Gänge, Antriebsart.
• Batterie und Laden: nur bei Elektroautos, zum Beispiel Batteriezustand (SoH) und Reichweite WLTP.
• Karosserie und Innenraum, Gewichte, Verbrauch und Umwelt.
• Herkunft: Bisheriges Kennzeichen, Neues Kennzeichen, Importfahrzeug, Herkunftsland, Beschaffungsart.

Felder, die für die Fahrzeugart nicht gelten, blendet Audaba aus. Ein Anhänger hat zum Beispiel keinen Kilometerstand. Ein Motorrad hat keine Türen.

Ein Sternchen „*“ bei Fahrgestellnummer, Kilometerstand oder Erstzulassung heißt: Das braucht der Kaufvertrag noch.

Der Reiter „Preis und Zubehör“

• Preis: Angebotspreis (brutto), Geplanter Verkaufspreis, Mindestverkaufspreis, Preis verhandelbar, Steuerart.
• Kaufmännisch: Erwartet am, Eingangsdatum (ab hier zählt die Standzeit), Verkaufsfreigabe am, Stellplatz.
• Vermerke: Nichtraucherfahrzeug, Mit Garantie, Erstbesitz (1. Hand), Verkaufsargumente, Öffentliche Bemerkung, Interne Bemerkung.
• Preisschild: siehe Preisschild drucken.
• Zubehör: Haken bei allem, was zum Auto gehört: Ladekabel, Winterräder, Dachträger, Bedienungsanleitung, Serviceheft, Ersatzrad, Warndreieck, Verbandkasten. Dann Zubehör speichern. Das wird bei der Übergabe geprüft.
• Preisverlauf: Welcher Preis wie lange galt, mit Angeboten und Probefahrten in dieser Zeit. Hilft bei der Frage: Wann kam Bewegung rein?
• Ergebnis: Rohertrag und Deckungsbeitrag dieses Autos. Nur mit dem Recht „Ergebnis und Marge sehen“; Einkaufspreis und Rohertrag zusätzlich nur mit „Einkaufspreis und Ankaufsdaten sehen“. Mehr unter Kosten am Fahrzeug.

Der Mindestverkaufspreis ist Ihre unterste Grenze. Ihn sieht nur, wer das Recht dazu hat. Die Interne Bemerkung erscheint nie in einem Dokument. Die Öffentliche Bemerkung steht im Inserat und auf Wunsch im Vertrag.

Der Reiter „Verkauf“

• Ankauf: Verweis auf den Ankauf mit seinem Stand, oder Ankauf erfassen. Siehe Ein Fahrzeug ankaufen.
• Verkauf: Verweis auf den laufenden Verkauf, oder „Kein laufender Verkauf.“ Siehe Der Verkauf im Überblick.
• Angebote und Reservierung: siehe Angebot machen und reservieren.
• Probefahrten: siehe Probefahrt.

Der Reiter „Aufgaben und Verlauf“

• Korrespondenz – Anrufe und Gespräche zu diesem Auto. Siehe Anrufe und Gespräche festhalten.
• Aufgaben – was an diesem Auto zu tun ist. Siehe Aufgaben.
• Fall an Le Car Systems – eine Frage zu diesem Auto abgeben. Siehe Einen Fall an Le Car Systems abgeben.
• Werkstattaufträge – siehe Werkstattauftrag.
• Checklisten – mit Starten eine Checkliste beginnen. Siehe Checklisten abarbeiten.
• Änderungen – wer wann was geändert hat. Nur mit dem Recht „Änderungen an einem Datensatz sehen“.

Gut zu wissen

• Bezeichnung läuft mit. Ändern Sie Hersteller, Modell, Handelsbezeichnung oder Ausstattungslinie, passt Audaba die Bezeichnung an. Das gilt, solange niemand die Bezeichnung von Hand geändert hat.
• kW und PS gehören zusammen. Tippen Sie „150 PS“ ins kW-Feld, rechnet Audaba um: „150 PS in 110 kW umgerechnet.“ Ist das PS-Feld leer, zeigt Audaba den errechneten Wert mit „Errechnet aus kW.“
• Kilometerstand ändern setzt „abgelesen am“ auf heute.
• Fahrgestellnummer: Leerzeichen und Striche entfernt Audaba. Die Buchstaben O, I und Q gibt es in einer FIN nicht. Audaba macht daraus 0, 1 und 0 und sagt es Ihnen.
• Kennzeichen: Aus „hhab123“ wird „HH-AB 123“, wenn das eindeutig ist.
• Neues Kennzeichen: Tragen Sie es ein, zeigen Liste, Suche und Kopf ab dann dieses.
• Manche Felder laden die Seite neu, zum Beispiel Getriebe, Kraftstoff, Fahrzeugart oder Papiere. Dann erscheinen passende Felder, und der Kopf stimmt wieder.
• Gelbe Felder mit „Aus der Datenbank, ungeprüft“ erklärt der Abschnitt Ergänzte Angaben prüfen.
• Durchgang: Steht oben „2. Durchgang dieses Fahrzeugs.“, war das Auto schon einmal bei Ihnen. Der Verweis Vorherige Akte führt zur alten Akte.
• Easy und Advanced zeigen in der Akte dasselbe. Fehlt etwas, liegt es an einem Recht oder Modul.

Achtung: typische Fehler

• Ein Feld hat ein Schloss und lässt sich nicht ändern. Darunter steht der Grund. Die Gründe stehen unten bei den Meldungen. Der häufigste: Der Kaufvertrag ist ausgestellt. Dann ist alles gesperrt, was im Vertrag steht, auch Ausstattung und Zubehör. Nur das Neue Kennzeichen bleibt frei. Zum Ändern müssen Sie den Vertrag stornieren. Siehe Abbrechen, Storno, Rückabwicklung.
• Ein Feld ist nur Text, kein Eingabefeld, und hat kein Schloss? Dann fehlt Ihnen das Recht zum Ändern. Fürs Grundsätzliche ist das „Fahrzeugdaten ändern“. Für den Angebotspreis „Angebotspreis ändern“, für das Eingangsdatum „Eingangsdatum nachträglich ändern …“, für den Stellplatz „Standort und Aufenthaltsort ändern“. Fragen Sie Ihren Administrator.
• Der Knopf Bearbeiten fehlt am Kasten? Im Kasten ist kein Feld, das Sie ändern dürfen.
• Mindestverkaufspreis oder Interne Bemerkung fehlen? Die sieht nur, wer das Recht dazu hat.
• PS-Wert steht da, obwohl niemand ihn eingetippt hat? Er ist aus kW errechnet („Errechnet aus kW.“).

Meldungen

„Im Kaufvertrag … verwendet. Zum Ändern den Vertrag stornieren und neu ausstellen.“

Der Kaufvertrag ist ausgestellt. Dieses Feld steht im Vertrag und ist gesperrt. Müssen Sie es ändern, stornieren Sie den Vertrag und stellen Sie ihn neu aus.

„Die Akte ist abgeschlossen (verworfen oder ausgebucht).“

Das Auto ist verworfen oder ausgebucht. Die Akte bleibt zum Nachsehen, ändern geht nicht mehr.

„Die Steuerart ist mit dem Ankauf festgelegt.“

Die Steuerart kommt aus dem abgewickelten Ankauf. Sie lässt sich in der Akte nicht mehr ändern.

„Dieses Feld darf nicht leer sein.“

Die Bezeichnung (und „Kilometerstand ist“) dürfen nicht leer sein. Tragen Sie etwas ein.

„Diese Fahrgestellnummer hat schon … (…) im Bestand.“

Ein anderes Auto in Ihrem Bestand hat diese FIN. Prüfen Sie die Nummer. Vielleicht ist das Auto doppelt angelegt.

„Inzwischen von jemand anderem geändert auf „…“. Ihre Eingabe: „…“. Bitte prüfen und erneut speichern.“

Ein Kollege hat dasselbe Feld gerade geändert. Audaba überschreibt nichts. Entscheiden Sie, welcher Wert stimmt, und speichern Sie noch einmal.

„Nicht gespeichert: Inzwischen hat jemand anderes die Akte geändert. Bitte die Werte prüfen und erneut speichern.“

Wie oben, aber beim Speichern eines ganzen Kastens. Prüfen Sie die Werte und speichern Sie noch einmal.

„Über 500.000 km – stimmt das?“

Eine Rückfrage. Gespeichert ist der Wert trotzdem. Ist er falsch, korrigieren Sie ihn.

„Weniger als 1.000 km bei einem Fahrzeug über drei Jahren – fehlt eine Null?“

Der Kilometerstand ist für das Alter sehr niedrig. Prüfen Sie, ob eine Null fehlt.

„Die Hauptuntersuchung ist abgelaufen. …“

Die HU ist vorbei. Audaba fragt, ob Sie „HU neu bei Übergabe“ zusagen wollen. Das ist eine Zusage an den Käufer. Setzen Sie sie nur, wenn Sie die HU vor der Übergabe machen lassen.

„Die Hauptuntersuchung ist in den nächsten zwei Monaten fällig. …“

Die HU läuft bald ab. Gleiche Frage wie oben.

„Hauptuntersuchung mehr als drei Jahre in der Zukunft – Tippfehler?“

So lange gilt keine HU. Prüfen Sie Monat und Jahr.

„Die Erstzulassung liegt in der Zukunft.“

Prüfen Sie das Datum aus Feld B des Fahrzeugscheins.

„kW und PS passen nicht zueinander (Abweichung über 3 %).“

kW und PS widersprechen sich. Leeren Sie das PS-Feld. Dann rechnet Audaba die PS aus den kW.

„Briefnummern bestehen aus zwei Buchstaben und sechs Ziffern, z. B. „AB123456“ – stimmt das?“

Die Briefnummer sieht ungewöhnlich aus. Vergleichen Sie mit Feld 16 im Fahrzeugschein oder mit dem Fahrzeugbrief.

„Unter 25 km/h – stimmt das?“

Die Höchstgeschwindigkeit ist sehr niedrig. Prüfen Sie Feld T im Fahrzeugschein.

„Fehlt eine Null? Der Preis ist ein Zehntel des Mindestpreises.“

Der Angebotspreis ist viel kleiner als der Mindestpreis. Wahrscheinlich fehlt eine Null, zum Beispiel 1.490 statt 14.900.

„Der Angebotspreis liegt unter dem Mindestverkaufspreis.“

Der Preis ist niedriger als Ihre unterste Grenze. Gespeichert ist er trotzdem. Prüfen Sie, ob das so gewollt ist.

„Der Preis liegt unter der Preisgrenze – bitte Rücksprache halten.“

Diese Rückfrage sehen Mitarbeiter, die den Mindestpreis nicht sehen dürfen. Der Preis ist gespeichert, liegt aber unter der Grenze. Sprechen Sie mit Ihrem Chef.

Siehe auch: Angaben eintragen und ändern, Stand, Standort und Verkaufsfreigabe, Ergänzte Angaben prüfen, Fahrzeuge finden, Rollen und Rechte.