10.2Freigaben und Supportzugriff
Was darf Le Car Systems in meinem System sehen, und wie erlaube oder beende ich das?
Am Ende bestimmen Sie selbst, was Le Car Systems sehen darf – und Sie sehen jeden einzelnen Zugriff.
Grundregel: Le Car Systems sieht nichts aus Ihrem System, solange Sie es nicht erlauben. Eine solche Erlaubnis heißt Freigabe. Es gibt zwei Arten:
| Art | Was sieht Le Car Systems? | Wofür? |
|---|---|---|
| Freigabe zu einem Fall | Nur das, was Sie anhaken: zum Beispiel die Akte eines Autos, den Kaufvertrag, Fotos. | Wenn Le Car Systems einen Fall für Sie bearbeitet, zum Beispiel eine Reklamation. |
| Supportzugriff | Ihr ganzes System, so wie Sie es sehen – ohne Bankverbindungen, Ausweise und Passwörter. Nur für ein paar Stunden. | Wenn etwas in Audaba nicht funktioniert und der Support nachsehen soll. |
Alle Freigaben finden Sie unter Mehr › Le Car Systems › Freigaben.
Schritt für Schritt
Eine Freigabe zu einem Fall erteilen
Meist erteilen Sie sie gleich beim Anlegen des Falls. Siehe Fall abgeben. Später geht es so:
- Öffnen Sie den Fall.
- Klappen Sie unten „Weitere Freigabe erteilen“ auf.
- Haken Sie bei „Was darf Le Car Systems sehen?“ an, was nötig ist.
- Wählen Sie bei „Wie lange?“: „Bis der Fall abgeschlossen ist“ oder „Befristet für … Tage“ (höchstens 180).
- Setzen Sie den Haken „Ja, Le Car Systems darf die angehakten Angaben sehen.“
- Tippen Sie auf Freigeben.
Eine Anfrage von Le Car Systems beantworten
Braucht Le Car Systems mehr, fragt es Sie. Dann sehen Sie an der Glocke „Le Car Systems bittet um eine Freigabe: …“ und in der Liste der Fälle den gelben Kasten „Le Car Systems wartet auf Ihre Antwort“.
- Tippen Sie auf „Jetzt ansehen“ oder öffnen Sie den Fall.
- Bei der Freigabe steht „Anfrage von Le Car Systems“ und was gebraucht wird.
- Unter „Was Sie freigeben – vorangehakt ist, was zur Anfrage passt:“ prüfen Sie die Haken.
- Schreiben Sie wenn Sie wollen eine Begründung (freiwillig).
- Tippen Sie auf Angehakte freigeben – oder auf Ablehnen.
In der Übersicht Freigaben steht bei Anfragen der Knopf Im Fall beantworten. Er führt zum Fall.
Eine laufende Freigabe bestätigen
Freigaben „bis der Fall abgeschlossen ist“ laufen nicht ewig still weiter. Alle 90 Tage fragt Audaba nach:
- Die Freigabe steht auf „Bitte bestätigen“ (gelb). Sie sehen auch einen Hinweis in der Liste der Fälle und an der Glocke.
- Tippen Sie auf Weiterlaufen lassen.
- Unten erscheint: „Freigabe bestätigt. In 90 Tagen fragen wir wieder.“
Bestätigen Sie 14 Tage lang nicht, steht die Freigabe auf „Ausgesetzt“. Le Car Systems sieht dann nichts mehr. Mit Wieder aufnehmen läuft sie wieder.
Eine Freigabe beenden
- Mehr › Le Car Systems › Freigaben.
- Tippen Sie bei der Freigabe auf Beenden.
- Unten erscheint: „Freigabe beendet. Le Car Systems hat ab sofort keinen Zugriff mehr.“
Schließen Sie einen Fall ab, enden alle Freigaben zu diesem Fall von selbst.
Supportzugriff erteilen
Nur der Administrator kann das.
- Mehr › Le Car Systems › Freigaben.
- Klappen Sie „Supportzugriff erteilen“ auf.
- Für wie viele Stunden? – vorgeschlagen sind 4. Höchstens 168 Stunden (7 Tage).
- Worum geht es? – zum Beispiel „Kaufvertrag druckt nicht“.
- Soll der Support auch etwas ändern dürfen? Dann setzen Sie den Haken „Le Car Systems darf auch etwas ändern (sonst nur ansehen)“. Dann müssen Sie bei „Worum geht es?“ etwas eintragen.
- Tippen Sie auf Zugriff erteilen.
Unten erscheint: „Supportzugriff erteilt. Alle im Betrieb sehen oben, dass Le Car Systems Zugriff hat.“
Solange der Zugriff läuft, sehen alle im Betrieb oben einen gelben Streifen: „Le Car Systems hat Zugriff auf Ihr System (nur lesen) bis … Uhr“. Ist gerade jemand von Le Car Systems drin, steht dahinter „– gerade dabei: …“ mit dem Namen. Mit „Ansehen oder beenden“ kommen Sie zu den Freigaben. Dort beenden Sie den Zugriff vorzeitig mit Beenden.
Gut zu wissen
Stände einer Freigabe
| Stand | Bedeutung |
|---|---|
| Aktiv | Le Car Systems darf die Angaben sehen. |
| Bitte bestätigen | 90 Tage sind um. Bitte Weiterlaufen lassen – sonst wird sie bald ausgesetzt. |
| Ausgesetzt | Nicht bestätigt. Le Car Systems sieht nichts. Mit Wieder aufnehmen geht es weiter. |
| Anfrage von Le Car Systems | Le Car Systems bittet um eine Freigabe. Sie entscheiden. |
| Abgelehnt | Sie haben die Anfrage abgelehnt. |
| Beendet | Sie (oder der Abschluss des Falls) haben die Freigabe beendet. |
| Abgelaufen | Die Zeit ist um. |
Was sieht Le Car Systems nie?
- Bankverbindungen und Ausweisdaten – auch nicht beim Supportzugriff.
- Passwörter.
- Beim Supportzugriff darf der Support außerdem nie: Benutzer anlegen, ändern oder sperren, Rollen ändern, Freigaben erteilen oder beenden, Kontakte exportieren, Dokumente versenden, endgültig löschen, Fälle anlegen. Er sieht Ihr Profil nicht und schreibt keine Notizen.
- Ohne den Haken „darf auch etwas ändern“ kann der Support nur ansehen.
Jeder Zugriff wird aufgeschrieben
Unten auf der Seite Freigaben steht die Karte „Was Le Car Systems angesehen hat“: „Vollständig und ungefiltert: jeder Zugriff mit Person und Zeitpunkt.“
- Spalten: Wann, Wer, Was und Zugriff (was getan wurde): „angesehen“, „heruntergeladen“, „erstellt“, „geändert“ oder „Gespräch in Ihrem Namen festgehalten“.
- Bei einem Supportzugriff steht unter Was die aufgerufene Seite in Worten, zum Beispiel „Kundenakte Thomas Becker“ oder „Fahrzeugliste“.
- Hat Le Car Systems einmal alle Ihre Daten exportiert (zum Beispiel bei einer Kündigung), steht dort „Vollständiger Datenexport (alle Daten, Fotos, Dokumente)“.
- Steht dort nichts: „Bisher kein Zugriff.“
Erteilen und Beenden von Freigaben steht zusätzlich im Protokoll.
Rechte
| Was | Recht |
|---|---|
| Freigaben erteilen, bestätigen, Anfragen beantworten | „Le Car Systems Einblick in einen Fall geben“ |
| Freigaben beenden | „Gegebenen Einblick widerrufen“ |
| Karte „Was Le Car Systems angesehen hat“ | „Sehen, worauf Le Car Systems zugegriffen hat“ |
| Supportzugriff erteilen | „Le Car Systems zeitweise Zugriff für den Support geben“ und „Einstellungen des Betriebs ändern“ und „Le Car Systems Einblick in einen Fall geben“ |
| Supportzugriff mit Änderungen | zusätzlich „Dem Support zusätzlich Änderungen erlauben“ |
Achtung: typische Fehler
- „Supportzugriff erteilen“ fehlt. Das darf nur der Administrator.
- Haken „darf auch etwas ändern“ fehlt. Ihnen fehlt das Recht „Dem Support zusätzlich Änderungen erlauben“.
- Neuer Supportzugriff beendet den alten. Erteilen Sie einen neuen, endet ein laufender sofort. Es gilt nur der neue.
- Freigabe ausgesetzt, Fall stockt. Le Car Systems kommt nicht weiter, wenn Sie nicht bestätigen. Schauen Sie bei „Bitte bestätigen“ rechtzeitig nach.
- Kein Link im gelben Streifen. Hat Ihr Betrieb das Modul für Fälle nicht gebucht, steht dort „Bitte wenden Sie sich an Le Car Systems, um den Zugriff zu beenden.“ Rufen Sie an.
- Fehlermeldungen verschwinden schnell. Sie erscheinen unten als kurze rote Meldung.
Meldungen
„Bitte ausdrücklich bestätigen, dass Le Car Systems die angehakten Angaben sehen darf.“
Der Haken „Ja, Le Car Systems darf die angehakten Angaben sehen.“ fehlt. Setzen Sie ihn und tippen Sie noch einmal auf Freigeben.
„Bitte auswählen, was Le Car Systems sehen darf.“
Sie haben nichts angehakt. Haken Sie mindestens eine Angabe an.
„Bitte befristet oder bis zum Abschluss des Falls wählen.“
Bei „Wie lange?“ ist nichts gewählt. Wählen Sie eine der beiden Möglichkeiten.
„Eine befristete Freigabe läuft einen bis höchstens 180 Tage.“
Die Zahl der Tage ist zu klein oder zu groß. Tragen Sie 1 bis 180 ein.
„Bitte mindestens einen Punkt wählen oder ablehnen.“
Sie wollten eine Anfrage freigeben, aber nichts angehakt. Haken Sie etwas an – oder tippen Sie auf Ablehnen.
„Diese Anfrage ist schon beantwortet.“
Ein Kollege hat die Anfrage schon beantwortet. Laden Sie die Seite neu.
„Nur laufende fallbezogene Freigaben werden bestätigt.“
Diese Freigabe kann man nicht bestätigen. Sie ist befristet, beendet oder abgelaufen. Erteilen Sie bei Bedarf eine neue.
„Ein Supportzugriff dauert mindestens eine Stunde und höchstens sieben Tage.“
Tragen Sie bei „Für wie viele Stunden?“ eine Zahl von 1 bis 168 ein.
„Für Änderungen bitte angeben, worum es geht.“
Sie haben „darf auch etwas ändern“ angehakt, aber „Worum geht es?“ ist leer. Schreiben Sie kurz, was der Support tun soll.
„Le Car Systems hat Zugriff auf Ihr System (…) bis … Uhr …“
Der Supportzugriff läuft. Das ist nur ein Hinweis für alle im Betrieb. Wer ihn beenden darf, tippt auf „Ansehen oder beenden“.
Siehe auch: Einen Fall an Le Car Systems abgeben, Protokoll und Papierkorb, Rollen und Rechte, Der Bildschirm im Überblick.