Ein Fahrzeug ankaufen

Am Ende ist der Einkauf eines Autos festgehalten: mit Verkäufer, Preis, seinen Erklärungen, einem fertigen Ankaufvertrag als PDF zum Ausdrucken und bei der Übergabe einem Übergabeschein mit Quittung.

Ein Ankauf gehört immer zu einer Fahrzeugakte, denn Vertrag, Steuerart und Einkaufspreis hängen am Auto. Es gibt keine eigene Liste aller Ankäufe. Sie finden einen Ankauf in der Fahrzeugakte, auf der Seite des Verkäufers (Karte „Vorgänge“) oder im Menü Dokumente.

Schneller: Auto ankaufen

Kaufen Sie ein Auto an, das noch nicht in Audaba ist, legen Sie Auto und Ankauf in einem Zug an:

1. Tippen Sie im Menü auf Fahrzeuge › Auto ankaufen. Oder rechts über der Fahrzeugliste auf Auto ankaufen.
2. Oben steht „Auto ankaufen, Schritt 1 von 2“. Legen Sie das Auto an wie sonst auch: per Foto vom Fahrzeugschein, mit HSN und TSN oder von Hand. Siehe Ein Fahrzeug anlegen.
3. Tippen Sie auf Anlegen und Ankauf erfassen. Audaba legt die Fahrzeugakte und den Ankauf an und öffnet gleich den Ankauf.
4. Weiter geht es unten ab Schritt 4.

Es entsteht genau dasselbe wie auf dem Weg über die Akte: eine Fahrzeugakte mit einem Ankauf darin.

• Hat Audaba beim Anlegen Angaben aus den Typdaten ergänzt, steht in der grünen Meldung „Bitte die gelb markierten Angaben in der Fahrzeugakte noch prüfen.“ Das Prüffenster öffnet sich hier nicht von selbst. Öffnen Sie die Akte und prüfen Sie die gelben Felder.
• Wählen Sie beim Anlegen einen Stand, in dem man nicht ankauft (zum Beispiel „Verkauft“), wird nur das Auto angelegt. Die Akte öffnet sich dann mit dem Hinweis „Einen Ankauf gibt es im Stand dieses Fahrzeugs nicht.“
• Den Menüpunkt und den Knopf sehen Sie nur mit den Rechten „Ankäufe anlegen“, „Einkaufspreis und Ankaufsdaten sehen“ und „Neue Fahrzeuge anlegen“ und nur mit dem Modul „Ankaufsverwaltung“.

Schritt für Schritt

1. Legen Sie das Auto zuerst an. Siehe Ein Fahrzeug anlegen. Oder nehmen Sie gleich den Weg Auto ankaufen.
2. Öffnen Sie die Fahrzeugakte und dort den Reiter Verkauf.
3. In der Karte Ankauf tippen Sie auf Ankauf erfassen. Audaba legt den Ankauf an und öffnet ihn.
4. Oben steht „Wer verkauft das Fahrzeug?“. Suchen Sie den Verkäufer (Name, Telefon, E-Mail oder Ort) und tippen Sie auf Suchen. Beim richtigen Treffer tippen Sie auf Übernehmen. Ist er noch nicht in Audaba: Öffnen Sie Neuen Kontakt anlegen, füllen Sie die Felder aus und tippen Sie auf Anlegen und übernehmen.
5. Füllen Sie die Karte Ankauf aus (die Felder stehen unten erklärt). Wichtig sind Kaufpreis (brutto), Steuerart des Ankaufs, Zahlungsweg und Bewertung seitens des Käufers erfolgt.
6. Füllen Sie die Karte Wartungszustand aus, soweit Sie es wissen (Scheckheft, Inspektion, Zahnriemen, Steuerkette, Klimaservice).
7. Beantworten Sie in der Karte Erklärungen des Verkäufers jede der acht Fragen mit Ja, Nein oder Unbekannt.
8. Tippen Sie ganz unten auf Speichern. Dieser eine Knopf speichert alle drei Karten.
9. Rechts in der Karte Ankaufvertrag und Übergabe steht unter „Noch offen:“, was noch fehlt. Ergänzen Sie es.
10. Tippen Sie auf Ankaufvertrag ausstellen. Der Vertrag öffnet sich als PDF mit zwei Ausfertigungen: eine für die verkaufende Person, eine für Sie.
11. Lassen Sie unterschreiben. Laden Sie die unterschriebene Fassung hoch: Unterschriebene Fassung hochladen, Datei wählen, Hochladen.
12. Bei der Übergabe stellen Sie den Übergabeschein mit Quittung aus. Siehe Übergabeschein mit Quittung.
13. Zahlen Sie den Verkäufer aus und schließen Sie den Ankauf ab. Das steht in Ankauf bezahlen, stornieren, zurücktreten.

Die Felder der Karte „Ankauf“

Nur bei Kommission (Sie verkaufen das Auto im Auftrag des Besitzers) kommen drei Felder dazu: „Provision als Betrag“, „oder Provision in Prozent“ und „Mindestauszahlung an den Eigentümer“. Sie erscheinen erst, nachdem Sie „Kommission“ gewählt und gespeichert haben. Tragen Sie die Provision entweder als Betrag oder in Prozent ein.

Welche Steuerart wähle ich?

Die Steuerart entscheidet später, welche Steuer im Verkauf gilt. Deshalb ist sie wichtig.

• Differenzbesteuerung (Sie zahlen später Steuer nur auf Ihren Gewinn): fast immer beim Kauf von einer Privatperson. Auch beim Kauf von einem Händler, der selbst differenzbesteuert verkauft.
• Regelbesteuerung (auf der Rechnung des Verkäufers steht die Umsatzsteuer, z. B. „19 % MwSt.“): beim Kauf von einer Firma, aus Leasing oder vom Händler mit Steuerausweis.
• Kleinunternehmerregelung: nur, wenn Ihr eigener Betrieb Kleinunternehmer ist.

Im Zweifel fragen Sie Ihren Steuerberater. Die Erklärung mit Rechenbeispiel steht in Geschäftsart und Steuer.

Der Wartungszustand

Die Karte Wartungszustand gehört zum Auto: Was Sie hier eintragen, steht auch in der Fahrzeugakte (Reiter Fahrzeugdaten, Gruppe „Wartungszustand“) und umgekehrt. Im Vertrag steht es auf Seite 1.

• Scheckheftgepflegt (Haken), Scheckheft vorhanden, Rechnungen vorhanden
• Letzte Inspektion (Datum), Wartung ist fällig
• Zahnriemen getauscht, Zahnriemen fällig
• Steuerkette getauscht, Steuerkette macht Geräusche, Wechsel der Steuerkette fällig
• Klimaservice durchgeführt am (Datum), Klimaservice fällig

Bei „Unbekannt“ bleibt im Vertrag kein Kästchen angekreuzt.

Die Erklärungen des Verkäufers

Der Verkäufer erklärt acht Dinge. Jede Frage einzeln beantworten – eine Sammelbestätigung gibt es nicht.

• Kilometerstand entspricht der Gesamtlaufleistung
• Kein Unfallschaden in der Besitzzeit
• Frühere Unfallschäden bekannt
• Eigentümer und verfügungsberechtigt (er darf das Auto verkaufen)
• Nicht als gestohlen gemeldet
• Mängel bekannt
• Zahl der Vorhalter laut Brief bekannt
• Nicht gewerblich genutzt

Darunter gibt es Textfelder für Einzelheiten: „Angaben zu Unfallschäden“, „Bekannte Mängel“, „Zahl der Vorhalter laut Brief“ und „Sonstige Informationen (steht im Vertrag)“.

Aus den Antworten entstehen im Vertrag die Kästchen Unfallfrei und Mangelfrei: Unfallfrei ist angekreuzt bei „Kein Unfallschaden in der Besitzzeit: Ja“ und „Frühere Unfallschäden bekannt: Nein“. Mangelfrei ist angekreuzt bei „Mängel bekannt: Nein“.

Was im Ankaufvertrag steht

Der Ankaufvertrag ist für alle Händler gleich. Oben stehen Ihr Logo und Ihre Firmendaten, unten der Firmenfuß wie im Kaufvertrag. Jede Ausfertigung hat zwei Seiten:

• Seite 1: verkaufende Person und Käufer (Ihr Autohaus), Ankaufsart, Fahrzeugdaten mit HSN und TSN, unfallfrei und mangelfrei mit Angaben, Wartungszustand, Ausstattung zum Ankreuzen, Übergabetermin, Zahlungsweg mit Konto oder Bank, sonstige Informationen, Kaufpreis und „Bewertung erfolgt“.
• Seite 2: die acht Erklärungen, die Vertragsbedingungen und die Unterschriften.

Ausstattung: Audaba kreuzt an, was in der Akte als Ausstattung erfasst ist, zum Beispiel „Navigationssystem“ oder „Sitzheizung“. „8-fach bereift“ ist angekreuzt, wenn zum Auto zwei Radsätze als Kompletträder gehören. Siehe Ausstattung erfassen.

Kaufpreis: Bei Regelbesteuerung stehen Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag im Vertrag. Bei Differenzbesteuerung steht nur der Bruttobetrag.

Die Vertragsbedingungen sind unter anderem: mindestens 2 Fahrzeugschlüssel, Um- oder Abmeldung innerhalb von 14 Werktagen, Überweisung innerhalb von 14 Werktagen, Ausweiskopie bei Barzahlung ab 10.000 Euro, Vertragsstrafe 15 % bei Rücktritt (es sei denn, ein höherer oder geringerer Schaden wird nachgewiesen) und eine Standgebühr von 25 Euro pro Tag ab der Erklärung der Rücktrittsabsicht.

Klausel über nicht erwähnte Mängel: „Nicht erwähnte Mängel darf der Käufer auf Kosten der verkaufenden Person bis höchstens 5.000 Euro beheben lassen; Ansprüche verjähren vier Monate nach der Haftungsübergabe.“ Diese Klausel ist rechtlich umstritten. Darum steht sie nur im Vertrag, wenn Sie sie unter Einstellungen › Stammdaten › Betriebsregeln einschalten. Siehe Betriebsregeln.

Übergabeschein mit Quittung

Bei der Übergabe halten Sie fest, was Sie bekommen haben und was die verkaufende Person nachreicht. Die Karte Übergabeschein mit Quittung erscheint, sobald der Ankaufvertrag ausgestellt ist.

1. Wählen Sie, wer das Auto übergibt: die verkaufende Person selbst oder eine bevollmächtigte Person. Bei einer bevollmächtigten Person tragen Sie den Namen ein.
2. Nur bei Barauszahlung: Wählen Sie, wer das Geld entgegennimmt, und tragen Sie bei einer bevollmächtigten Person den Namen ein.
3. Kreuzen Sie in der Tabelle bei jedem Teil an: Erhalten, Wird nachgereicht oder Entfällt. Bei Fahrzeugschlüsseln und ABE tragen Sie die Anzahl ein, zum Beispiel 1 erhalten und 1 nachgereicht.
4. Setzen Sie den Haken „Der Ausweis wurde beidseitig kopiert“, wenn Sie den Ausweis kopiert haben.
5. Tragen Sie Datum und Uhrzeit der Haftungsübergabe ein, zum Beispiel 14:30. Bei Barauszahlung auch, wann der Kaufpreis bar übergeben wurde.
6. Tippen Sie auf Übergabeschein ausstellen. Der Übergabeschein steht dann rechts in der Karte Ankaufvertrag und Übergabe. Er hat zwei Ausfertigungen.

Bei Barauszahlung enthält der Übergabeschein die Quittung: den Betrag in Ziffern und in Buchstaben, zum Beispiel „zwölftausendfünfhundert Euro“. Bei Überweisung oder Kreditablösung steht stattdessen, dass Sie innerhalb von 14 Werktagen zahlen.

Wird etwas nachgereicht, legt Audaba eine Aufgabe an, zum Beispiel „Nachreichen zum Ankauf A2026-0012: COC-Bescheinigung, 1 × Fahrzeugschlüssel“. Sie ist fällig 14 Werktage nach der Haftungsübergabe, gehört zur Fahrzeugakte und ist Ihnen zugewiesen. Werktage sind Montag bis Samstag; Feiertage zählt Audaba nicht heraus. Über der Tabelle sehen Sie, ob die Aufgabe noch offen ist. Siehe Aufgaben.

Ändert sich etwas (die Bescheinigung kommt doch gleich mit): Füllen Sie die Karte neu aus und stellen Sie den Übergabeschein noch einmal aus. Der vorige wird storniert, seine offene Aufgabe verworfen. Der neue bekommt die nächste Nummer, zum Beispiel AV2026-0026/2.

Gut zu wissen

• Der Stand des Ankaufs steht oben rechts in der Karte „Ankauf“:

• Beim Ausstellen gibt Audaba die Steuerart und die Beschaffungsart (Ankauf, Inzahlungnahme oder Kommission) an die Fahrzeugakte weiter. Stand das Auto auf „Angefragt“, steht es danach auf „Angekauft“.
• Jeder Ankaufvertrag bekommt eine eigene Nummer. Ein doppelter Tipp auf den Knopf stellt nicht zwei Verträge aus.
• Bei Differenzbesteuerung steht im Vertrag „Umsatzsteuer wird nicht gesondert ausgewiesen“.
• Die Briefnummer (Nummer der Zulassungsbescheinigung Teil II) wird im Ankaufvertrag mitgedruckt.
• Inzahlungnahme beim Verkauf: Nehmen Sie beim Verkauf ein altes Auto in Zahlung, legt Audaba dafür oft selbst eine Akte und einen Ankauf an. Den Ankaufvertrag dafür stellen Sie trotzdem selbst im Ankauf aus. Siehe Preis, Leistungen, Nachlass und Endpreis.
• Nach einem Rücktritt kann man für dasselbe Auto einen neuen Ankauf erfassen. Der Knopf heißt dann Neuen Ankauf erfassen.

Achtung: typische Fehler

• Der Knopf Ankauf erfassen fehlt. Mögliche Gründe: Das Modul „Ankaufsverwaltung“ ist nicht gebucht. Oder Ihnen fehlt das Recht „Ankäufe anlegen“ oder „Einkaufspreis und Ankaufsdaten sehen“ – die Rolle „Verkäufer“ hat beide nicht. Oder es gibt schon einen Ankauf. Oder das Auto hat einen Stand, in dem man nicht mehr ankauft (z. B. „Verkauft“). Fragen Sie Ihren Administrator.
• Die Felder sind grau. Der Ankaufvertrag ist schon ausgestellt. Oder Ihnen fehlt das Recht „Ankäufe ändern“. Ändern geht nur über Vertrag stornieren und ändern, siehe Ankauf bezahlen, stornieren, zurücktreten.
• Falsche Steuerart gewählt. Das ist der teuerste Fehler. Die Steuerart geht an das Auto und gilt dann im Verkauf. Prüfen Sie sie vor dem Ausstellen.
• Der Verkäufer ist falsch. Ist ein Verkäufer übernommen, gibt es keinen Knopf, ihn zu ersetzen. Prüfen Sie den Namen gut, bevor Sie auf Übernehmen tippen.
• Ankaufvertrag ausstellen sieht grau aus. Es fehlt noch etwas. Sie können trotzdem tippen – dann zeigt Audaba rot die Liste „Für den Ankaufvertrag fehlt noch:“.
• Die Kommissionsfelder fehlen. Wählen Sie „Kommission“ und tippen Sie auf Speichern. Erst dann erscheinen sie.
• Die gelbe Warnung zum Unfallschaden erscheint erst nach dem Speichern.
• Roter Text unter einem Feld. Audaba konnte die Eingabe nicht lesen und hat nichts gespeichert. Das Feld zeigt wieder den alten Wert. Tippen Sie den Wert neu ein, zum Beispiel „1.500“ statt „1.500 Euro“, und speichern Sie noch einmal.
• „Dafür fehlt Ihnen die Berechtigung.“ beim Öffnen. Für den Ankauf brauchen Sie zwei Rechte: „Ankäufe ansehen“ und „Einkaufspreis und Ankaufsdaten sehen“. Der Ankauf zeigt überall den Kaufpreis. Siehe Rollen und Rechte.
• Kaufpreis ist grau, darunter „Ändern nur mit dem Recht „Einkaufspreis ändern“.“ Sie dürfen den Ankauf ändern, aber nicht den Kaufpreis. Alles andere speichern Sie wie gewohnt. Den Preis ändert ein Kollege mit dem Recht „Einkaufspreis ändern“.

Was im Ankaufvertrag noch fehlen kann

Vor dem Ausstellen prüft Audaba diese Punkte. Was fehlt, steht in der Liste:

Meldungen

„Für den Ankaufvertrag fehlt noch:“

Sie haben auf Ankaufvertrag ausstellen getippt, aber es fehlen Angaben. Darunter steht jede Lücke einzeln. Die Tabelle oben sagt, was zu tun ist. Danach erneut ausstellen.

„Der Ankaufvertrag ist ausgestellt. Zum Ändern den Vertrag stornieren.“

Nach dem Ausstellen ist alles gesperrt. Wenn Sie etwas ändern müssen: Vertrag stornieren und ändern (nur mit dem Recht „Ankäufe stornieren“). Danach neu ausstellen.

„Der Ankaufvertrag ist schon ausgestellt.“

Sie haben zweimal auf Ankaufvertrag ausstellen getippt. Es gibt nur einen Vertrag. Laden Sie die Seite neu.

„Für dieses Fahrzeug läuft schon der Ankauf …“

Zu diesem Auto gibt es schon einen Ankauf. Öffnen Sie ihn in der Fahrzeugakte, Reiter Verkauf, Karte Ankauf.

„Dieses Fahrzeug hat schon einen abgewickelten Ankauf. Ein neuer Ankauf ist ein neuer Durchgang.“

Das Auto wurde schon einmal fertig angekauft. Kaufen Sie dasselbe Auto später wieder an, legen Sie dafür eine neue Fahrzeugakte an.

„Bitte die Provision entweder als Betrag oder als Prozent angeben, nicht beides.“

Bei Kommission: Leeren Sie eines der beiden Felder. Dann Speichern.

„Diese IBAN ist nicht gültig. Bitte prüfen Sie die Eingabe.“

Die IBAN hat einen Tippfehler, die Prüfziffer stimmt nicht. Vergleichen Sie Zeichen für Zeichen mit der Bankkarte. Leerzeichen sind egal.

„Den Übergabeschein gibt es erst, wenn der Ankaufvertrag ausgestellt ist.“

Stellen Sie zuerst den Ankaufvertrag aus. Danach erscheint die Karte Übergabeschein mit Quittung.

„Bitte Datum und Uhrzeit der Haftungsübergabe angeben.“

Im Übergabeschein fehlt das Datum der Haftungsübergabe. Tragen Sie es ein, zum Beispiel 13.11.2026 und 14:30.

„Bitte den Namen der bevollmächtigten Person angeben.“

Sie haben „eine bevollmächtigte Person“ gewählt, aber keinen Namen eingetragen.

„Die Uhrzeit bitte als Stunde und Minute angeben, z. B. 14:30.“

Die Uhrzeit ist nicht lesbar. Schreiben Sie sie wie 14:30 oder 9.15.

„Bitte eine Anzahl von 0 bis 20 angeben.“

Bei Fahrzeugschlüsseln oder ABE steht keine Zahl. Tragen Sie eine Zahl ein, zum Beispiel 2, oder lassen Sie das Feld leer.

„Ein Unfallschaden oder eine unbekannte Antwort beeinflusst den Weiterverkauf.“

Bei „Kein Unfallschaden in der Besitzzeit“ steht „Nein“ oder „Unbekannt“. Das ist erlaubt. Es ist nur ein Hinweis: Beim Verkauf müssen Sie den Käufer darüber informieren. Halten Sie den Schaden auch im Zustand der Akte fest. Siehe Zustand und Schäden aufnehmen.

Siehe auch: Ankauf bezahlen, stornieren, zurücktreten, Geschäftsart und Steuer, Kunden anlegen und finden, Barzahlung ab 10.000 €, Differenzbesteuerung.